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Deux écoles antagonistes s’affrontent lorsque l’on aborde le thème de la virtualisation de la gestion en entreprise.

Pour commencer, quelle réalité se cache derrière ce concept prometteur de “virtualisation”? En bref, il s’agit de la centralisation de l’ensemble des données et de la bascule de tous les circuits d’une entreprise sur un serveur unique directement accessible en ligne. Si certaines sociétés à la pointe ne jurent que par des acronymes ou appellations vendeuses -CRM, ERP, SaaS, Cloud et tutti quanti-, d’autres au contraire s’estiment amplement satisfaites avec des méthodes plus traditionnelles, considérant que leurs données sont tout à fait à leur place sur des feuilles de calcul, voire même dans des dossiers papiers pour les plus classiques. Pourtant, cette attitude rétrograde est bien souvent due à des idées reçues sur la virtualisation, sources de méfiance et de rejet. Les arguments suivants devraient suffire à voir d’un meilleur œil ce processus de virtualisation en cours dans une écrasante majorité des entreprises françaises.

1- Des données sécurisées

Ce n’est pas un hasard si la sécurité est positionnée en tête de notre classement, puisqu’il s’agit de la préoccupation majeure des décideurs informatiques. L’idée de voir des données confidentielles dématérialisées et accessibles n’importe où (et par n’importe qui?!) peut générer un sentiment de crainte tout à fait légitime. Mais les apparences sont trompeuses, et certains détracteurs seront surpris d’apprendre que leurs données seront nettement plus en sécurité dans le Cloud. La traçabilité et la restauration de données sont plus aisées lorsque elles ne dépendent pas d’un seul et même poste exposé aux virus et plantages en tout genre. De plus, des précautions de sécurités élaborées sont constamment imaginées par les éditeurs de logiciels pour permettre à leurs clients de dormir sur leurs deux oreilles : identifiants individuels, attribution de mots de passes sécurisés et sophistiqués, accès limités en fonction des statuts.

2- Une plus grande liberté spatio-temporelle des salariés

Le salarié est aujourd’hui plus nomade que sédentaire. Des déplacements professionnels au simple télétravail, en passant par les appareils mobiles, l’environnement de travail n’est plus confiné au simple cadre du bureau. Le fait de pouvoir accéder à leurs données à tout moment et en tout lieu via un simple navigateur web sera donc très avantageux pour eux. Du pain béni également pour les éditeurs de serveurs numériques en SaaS, qui n’ont plus à expédier des consultants et développeurs en mission chez leurs clients, et peuvent tout gérer à distance et à moindres frais.

3- Un usage collaboratif

Certes, les arguments ne manquent pas dans la bouche des défenseurs des tableurs Excel: infinité de formules élaborées, capacités de stockage illimitées, transmission facile… Néanmoins un usage collectif fait inévitablement défaut. L’enfer des feuilles de calcul n’est pas fonctionnel, mais pour reprendre la formule de J.-P. Sartre: l’enfer c’est les autres. Les saisies de données des uns court-circuitent celles des autres, les faussent, les effacent dans le pire des cas, sans possibilité de validation ou de restitution. Avec une interface virtuelle unique les données sont inter-connectées, enregistrées et restituables à tout moment.

4- Une meilleure planification

Comme le disait Henry Ford: “À celui qui voit loin, il n’est rien d’impossible”, et cette formule raisonne comme une approbation à l’égard des logiciels de gestion en ligne. Comme évoqué dans le point précédent, la virtualisation de l’ensemble des circuits de gestion permet d’avoir des données synchronisées en temps réel d’un service à l’autre, et par conséquent de générer des reporting à jour et transversaux qui seront de précieux outils de planification.

5- Un gain de temps

Virtualisation rime avec automatisation! La fluidité des processus et des saisies de données sont au coeur des préoccupations des éditeurs. Chaînes de validation des workflow, export et import agenda, CRM et ERP synchronisés… Commerciaux et développeurs de logiciels ne manquent pas de ressources pour créer un microcosme électronique toujours plus harmonieux au sein des entreprises.

6- Une réduction des coûts

Au gain de temps s’ajoutent logiquement des économies non négligeables. Nous sommes souvent loin d’imaginer l’ampleur des coûts superflus qui pourraient être évités grâce à la virtualisation des processus de gestion: plus de serveurs physiques, mais aussi une consommation énergétique moindre, une réduction des coûts de maintenance grâce à l’intervention à distance des éditeurs… La liste est longue.

7- Optimisation de la productivité

L’addition de tous les points précédents coule de source: soulagés de tâches administratives sans valeur ajoutée et libérés de dépenses anecdotiques, les entreprises et leurs salariés pourront concentrer tous leurs efforts sur leur cœur d’activité et ainsi décupler leur efficacité et leur rendement.

8- Une constellation d’applications existantes

Et ce ne sont pas les applications ou les logiciels qui manquent sur le marché: solutions payantes ou gratuites, généralistes ou verticales métier, dédiées à la comptabilité, aux ressources humaines, à la gestion commerciale… Quelque soit l’option que vous recherchez, vous aurez peu de chance de revenir bredouille.

Si la virtualisation présente encore des failles, l’issue de la querelle semble peu à peu se clore à l’avantage des modernes. Les entreprises qui demeurent hermétiques à la numérisation de leurs données voient leur compétitivité impactée, et il y a fort à parier que les modes de gestion « Cloud » deviennent bientôt la norme. Après tout, ceux que nous appelons des anciens étaient aussi des modernes en leur temps !