Cabinets de conseil : le secret du bon équilibre entre acteurs, processus métiers et outils

La méthodologie CMMi qui mesure la maturité d’une organisation révèle, à sa façon, la nécessité de respecter un bon équilibre entre acteurs, processus métiers et outils en les faisant évoluer alternativement pour les maintenir sur un même niveau de cohérence.

Or la vie de l’entreprise – qu’il s’agisse d’une start-up en plein essor, ou d’un Cabinet de Conseil ayant atteint la “safe-zone” des 100 collaborateurs – tend forcément à voir son organisation se déséquilibrer : les processus finissent par ne plus être adaptés, les outils utilisés désuets ou les collaborateurs dépassés.

Il est donc nécessaire pour les sociétés de travailler à maintenir cet équilibre tout au long de leur croissance. Mais pour cela, il faut s’organiser et mettre en œuvre une stratégie sur le long terme.

Le déséquilibre des processus : principal frein à la croissance

Plus de 20 ans après l’apparition et l’adoption d’outil tels que les PC, la bureautique et la messagerie, le constat reste le même: si la vitesse des échanges a été démultipliée, leur nature elle, n’a pas été transformée. Le changement reste surtout d’ordre technologique, et trop peu organisationnel. Finalement le goulot d’étranglement s’est déplacé de l’étape Envoi à l’étape Collecte de l’information (double saisie dans des systèmes hétérogènes) ou Restitution (impossibilité d’accéder à des tableaux de bord mis à jour en temps réel). L’entreprise 2.0 était née mais rares sont les sociétés qui ont réussi à passer au 3.0. Conséquence : des processus déséquilibrés et inadaptés, et par conséquent une croissance ralentie.

Qu’est-ce qu’un bon équilibre ?

Pour soutenir sa croissance, toute entreprise doit trouver un bon équilibre entre 3 éléments :

  • Les Acteurs, des exécutants au chef de projet. Chaque rôle doit être bien défini, et l’entreprise doit mettre en place des processus collaboratifs pour faciliter la communication entre les différents intervenants du projet. Car comme le montre la loi de Brooks, à partir d’un certain seuil, la multiplication des acteurs sur un projet peut rapidement devenir contre-productive si la communication n’est pas assurée !
  • Les Processus métiers : toutes les activités de l’entreprise doivent tendre vers un objectif commun, et interagir entre elles par le biais des acteurs. De plus, ils ne doivent pas être figés et doivent évoluer avec l’entreprise pour s’adapter aux évolutions externes et internes;
  • Les Outils : pour conserver un équilibre entre les deux premiers éléments, les outils de gestion utilisés doivent être flexibles et adaptables.

Un bon équilibre, c’est donc la cohérence parfaite entre ces 3 éléments de base, essentiels à la vie de tout cabinet de conseil !

Trouver le bon équilibre : la méthodologie CMMi

La méthodologie CMMi : Capability Maturity Model Integration (ou Modèle Intégré du Niveau de Maturité) fournit un cadre intéressant pour mesurer et maintenir l’équilibre des processus de gestion d’une entreprise. Le CMMi peut s’appliquer à l’organisation globale de l’entreprise, mais aussi à chaque projet ou mission individuellement.

Un peu d’histoire : c’est dans les années 70 que le Département de la Défense des Etats-Unis se rend compte que seulement 5% de ses projets sont livrés conformément aux objectifs, délais et budgets initiaux. Sous l’impulsion du gouvernement naît alors le CMMi, un modèle qui fournit une méthodologie aux entreprises pour optimiser l’organisation de leurs projets. Tous les aspects de la gestion de projet, de la planification au suivi, mais aussi de la gestion de l’entreprise, de la structure à la performance, sont quadrillés par cette méthode.

A l’origine destiné aux sociétés d’ingénierie, le modèle CMMi tel qu’on le connaît aujourd’hui est particulièrement adapté aux sociétés qui fonctionnent en projets, comme les sociétés de services.

Alors, suivant ces bonnes pratiques, comment un Cabinet de Conseil devrait-il s’y prendre pour enfin adopter les principes de l’Entreprise 3.0 ?

Reprenons les 3 éléments sur lesquels l’entreprise doit travailler pour trouver un équilibre moteur :

  • Outils : En concentrant l’information dans un outil unique, accessible depuis n’importe où, n’importe quand. L’émergence du Cloud Computing offre de nombreuses possibilités en ce sens avec développement du “tout-As-A-Service” : ERP, CRM, SIRH etc.
  • Acteurs : En incitant les Acteurs à adopter une communication pro-active autour de cet outil unique de gestion de l’information.
  • Processus métiers : En instaurant un pilotage participatif impliquant une action de chacun à hauteur de ses connaissances et de ses responsabilités.

Pour aller plus loin sur les bénéfices et l’application du CMMi : les cabinets Synechron et Fimarkets consacrent une description simple et concise du modèle à travers cet article.

C’est surtout l’Institut CMMi qui fait référence sur le sujet : un mine d’or de ressources sur les meilleures pratiques en matière de personnes, de processus et de technologie !

Trouver le bon équilibre pour s’adapter à l’entreprise 3.0, c’est finalement adopter des processus collaboratifs, alignés sur la capacité d’internet à concentrer l’information en un seul point d’accès, plutôt qu’à la laisser s’éparpiller dans l’océan des messageries de chacun.

 

Mise à jour : avril 2019