Nous avons largement exploité sur ce blog la question des entreprises enchaînées à leurs sempiternelles feuilles de calcul Excel et réfractaires à toute transition, pourtant bénéfique, vers des solutions de gestion globales et automatisées. Mais il est un autre cas de figure qui mérite que l’on s’y attarde. Quid en effet des entreprises ayant déjà franchi le cap de l’ERP, mais qui, hélas, se sont fourvoyées dans leur choix? Les solutions de gestion fleurissent abondamment sur le marché, avec des cibles et fonctionnalités tout aussi multiples et rendant encore plus ardu le processus de sélection. Par hâte ou sous la coupe de conseillers mal informés, de nombreuses sociétés ont adopté il y a plusieurs années des logiciels inadaptés, aujourd’hui sclérosés. Larguer les amarres pour se laisser porter par le vent du changement vers un nouvel outil ERP devient une mesure urgente. Car, si changer d’ERP peut sembler une manoeuvre complexe et coûteuse, le retour sur investissement n’en demeure pas moins indéniable.

Changer d'ERP

1990: apogée de l’ERP

Les années 90 marquent un tournant où la grande majorité des entreprises ont succombé à la tentation des logiciels ERP avec en tête l’idéal d’une gestion entièrement intégrée et automatisée. Les mastodontes de l’époque s’appellent SAP ou encore Oracle, et exercent un quasi monopole sur le marché des logiciels de gestion. Que dire de ces logiciels pionniers? Tout d’abord, qu’ils sont on-premise, c’est à dire installés sur des serveurs de l’entreprise, qu’ils ont représenté d’importantes dépenses et jours/hommes de travail lors de leur déploiement afin de remplir des fonctions dites sur mesure.

L’héritage de ces années de gloire se confirme aujourd’hui, puisque les ERP sont présents dans la presque totalité des entreprises mondiales, et l’usage commence également à se généraliser au sein des PME. Toutefois, le paysage a passablement évolué puisque les têtes d’affiche de l’époque sont aujourd’hui confrontées à la concurrence active de jeunes éditeurs novateurs et nettement plus pointus en terme de ciblage de leur offre.

Les années 90 et leur lot d’erreurs de casting

Conséquence de ce succès parfois aveuglant, nombre d’entreprises ont introduit en leur sein des logiciels ERP tel un cheval de Troie. Car l’impact d’un ERP peut être à double tranchant: adapté, il propulse la performance d’une société, mais dans le cas inverse, l’outil devient un fardeau d’organisation pour les collaborateurs avec un effet néfaste immédiat sur leur efficacité quotidienne et la santé générale de la structure. Comment en arrivons nous à de telles situations de confusion?

Plusieurs cas d’école se distinguent. Par exemple, certaines antennes de grands groupes, victimes d’une volonté d’homogénéisation, ont hérité du logiciel ERP de l’entité principale, alors même que leurs activités divergent et ne supposent pas les mêmes processus de gestion. Mais l’arborescence du logiciel développé spécifiquement pour le groupe est si alambiqué, que le simple fait de modifier un paramètre provoquerait l’écroulement de toute la structure.

Autre scénario possible: sans se méfier, des sociétés se laissent convaincre par l’hégémonie de gros éditeurs, et se retrouvent pieds et poings liés avec des solutions dénuées de souplesse et fort peu ergonomiques. Les conséquences sont lourdes: impossibilité de gérer certains processus, discontinuité entre les différents modules de gestion, communication brouillée entre les différents partenaires, interface utilisateur fastidieuse, exploitation compliquée des données…

Ces situations peuvent malheureusement perdurer et grandement freiner la progression de l’activité d’une société, car dans l’esprit des décideurs, se lancer dans un nouveau déploiement de logiciel représente une vraie montagne à gravir.

Rectifier le tir: mission pas si impossible

S’il est trop tard pour s’écrier “Remboursez!”, les sociétés ne sont pour autant pas coincées et peuvent librement décider de changer d’ERP. Les efforts peuvent sembler d’entrée de jeu importants, mais se révéleront très vite gratifiants. Le coût tout d’abord, ne doit pas être un obstacle: les frais de développement, de paramétrage, de déploiement, de démarrage et de formation n’excéderont sûrement pas les sommes faramineuses englouties au fil des années dans de la maintenance inefficace.

De plus, la croissance et le succès provoqués par ce nouveau logiciel compenseront rapidement les dépenses nécessaires à la migration. Le temps est également une source d’inquiétude injustifiée. Certes, la formalisation des besoins pour le nouvel ERP ainsi que sa prise en main demanderont du temps, mais celui ci sera largement rattrapé grâce à l’efficacité renouvelée des équipes, à même de se recentrer sur les priorités de l’entreprise.

Enfin, la complexité n’est pas à craindre. Chez Fitnet Manger par exemple, la simplicité et la rapidité du paramétrage ainsi que du déploiement sont au cœur des préoccupations des équipes. Représentant de la nouvelle génération d’ERP, Fitnet Manager se détache complètement des processus types des gros éditeurs, longs, sur mesure et fastidieux, pour privilégier la légèreté d’une solution préconfigurée et facilement déclinable.

Ainsi, dans le cas d’un changement d’ERP, l’adage populaire “le temps c’est de l’argent” trouve tout son sens. Plus les sociétés subissent un logiciel inadapté, plus elles enregistrent des pertes insoupçonnées. C’est pourquoi la démarche de transition d’un logiciel à un autre ne doit pas être diabolisée et, au contraire, perçue comme une libération qui se déroulera de façon beaucoup plus fluide et naturelle qu’on ne le croit.