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Fitnet Manager accompagne la croissance de Synapsys


Encore aujourd’hui, de nombreuses entreprises hésitent à franchir le pas et à adopter un logiciel ERP pour automatiser leurs processus. La peur du changement, de ne pas savoir gérer l’outil, ou de perdre en efficacité paralyse les sociétés qui restent attachées à leurs tableaux Excels et notes de frais imprimées.

L’expérience de Synapsys, qui a su booster sa croissance depuis l’adoption de Fitnet Manager, ERP conçu pour les cabinets de conseils, ESN et entreprises de services, démontre que ces peurs sont sans fondement. Karine Ferment, Directrice administrative et financière au sein du groupe Synapsys, revient sur le succès de l’implémentation de Fitnet Manager au sein du groupe.

Automatiser la gestion des activités pour faire face à la croissance

Infographie - Synapsys et Fitnet Manager

Infographie – Synapsys et Fitnet Manager

Créée en 2012, Synapsys a connu une croissance accélérée en quelques années seulement. D’une petite start-up de 12 collaborateurs, la société est devenu un Groupe d’une centaine de personnes, séparé en quatre entités indépendantes : la maison-mère Synapsys SAS, la branche opérationnelle Synapsys IT, le cabinet de conseil interne Synapsys Conseil, et Youand.

Au début, comme toutes les entreprises à cette époque, Synapsys gérait ses activités et projets par publipostage et tableurs Excel. « Très vite, nous explique Karine Ferment, nous nous sommes rendus compte que ce n’était plus possible. La société grandissant, nous avions besoin de nous automatiser. » La nécessité d’un ERP s’est alors imposée.

Karine Ferment avait une vision claire de ce qu’elle souhaitait : une solution qui réponde aux besoins des ESN, tout en restant dans un budget raisonnable. « Nous ne voulions pas partir sur un gros ERP traditionnel ou des usines à gaz !« , précise-t-elle. Rapidement, en quelques recherches sur Internet, elle tombe sur Fitnet Manager. Il ne lui faut pas beaucoup de temps pour se décider pour cette solution : début 2014, le processus est lancé.

« Nous avons été séduit par le mode SaaS qui offre la possibilité de travailler à distance et de faire participer tout le monde, mais c’est le fait que Fitnet Manager soit vraiment adapté aux ESN qui a vraiment été le facteur décisif. Il faut se replacer 4 ans en arrière : ce n’était pas si courant…! »

La phase d’implémentation de Fitnet Manager : efficacité et interactivité

Le lancement de Fitnet Manager s’est fait en deux temps. Les premiers mois, c’est Karine Ferment qui a pris en main l’outil. Après une séance de présentation de la part des équipes de Fitnet Manager, qui la conforte dans son choix, le contrat est signé. Karine Ferment commence alors à travailler sur l’outil pour se familiariser avec toutes ses fonctionnalités.

La phase de mise en place sera très rapide : quelques séances de formations sont organisées, mais Karine Ferment a déjà compris comment fonctionne la plateforme, intuitive et parfaitement adaptée aux processus dont elle avait l’habitude. Ces séances de formation, que Karine Ferment qualifie d' »interactives », sont avant tout un prétexte pour répondre à ses questions ciblées et pour l’accompagner sur la prise en main des fonctionnalités qu’elle souhaite approfondir.

Après cette phase de formation personnalisée et constructive, Synapsys est prêt à intégrer Fitnet Manager dans son quotidien. Dès le mois de septembre 2014, Karine Ferment commence à former quelques collaborateurs, et fait rédiger un tutoriel d’utilisation de la solution ERP. L’esprit informatique qui règne chez Synapsys aide à la prise en main de l’outil qui se fait sans difficultés. Dès janvier 2015, tous les collaborateurs utilisent la plateforme pour renseigner leur feuille de temps, leurs notes de frais et congés.

« C’est notre outil principal de gestion, nous confie Karine Ferment. Tous les matins, avec la messagerie, on ouvre Fitnet !« 

Bilan d’un déploiement ERP réussi

Aujourd’hui, Fitnet Manager s’est intégré à la vie de l’entreprise. Les collaborateurs sont autonomes et le processus est rodé. « Pour toute la partie gestion ERP, nous n’utilisons plus du tout Excel !« , ajoute Karine Ferment, qui reconnaît aussi ne plus beaucoup solliciter l’équipe de support. Lorsqu’elle a besoin de renseignements, cependant, les réponses sont très rapides et les explications très claires, ce qui lui permet d’obtenir rapidement la réponse à sa question.

Si Karine Ferment souligne quelques petites imperfections en attente de traitement – une prochaine mise à jour qu’elle attend avec impatience, l’implémentation de l’ERP a été une vraie réussite pour Synapsys. Ce que le Groupe apprécie particulièrement chez Fitnet Manager, c’est le gain de temps considérable lié à l’automatisation de tous les processus, ainsi que l’aspect collaboratif de l’outil. « L’administratif est la bête noire des ingénieurs, Fitnet Manager permet de faciliter la gestion de leur quotidien ! »

Le fait que Fitnet Manager soit adapté aux ESN a facilité la prise en main de l’outil et sa rapidité d’implémentation. Alors que l’utilisation d’un ERP peut s’avérer compliquée et fastidieuse, chez Synapsys, c’est devenu intuitif et naturel. « Fitnet Manager a vraiment accompagné notre croissance et l’accompagne toujours », conclut Karine Ferment.

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Ginini antipode se lance dans l’aventure ERP avec Fitnet Manager


Certaines entreprises se demandent encore l’utilité d’adopter un ERP alors qu’elles ont toujours fonctionné sans. Selon Arnaud Guiguet, associé du cabinet de conseil Ginini antipode, adopter un ERP est un levier efficace pour accompagner la croissance de son entreprise. Une entreprise qui grandit ne peut se contenter de systèmes bricolés pour gérer toutes ses données : pour gagner en temps et en efficacité, l’automatisation est un passage obligé…

Avec Fitnet Manager, Ginini antipode a trouvé une solution adaptée à ses besoins. Retour sur le défi que représente l’adoption d’un premier ERP à travers l’expérience du cabinet de conseil aux directions financières.

Ginini antipode et Fitnet Manager

Ginini antipode et Fitnet Manager

Adopter un ERP, pourquoi ?

Ginini antipode est un cabinet de conseil qui accompagne les Directions Financières dans leurs grands projets de transformation et dans leurs activités quotidiennes au sein de départements Controlling, Consolidation et Comptabilité. Présent à l’international avec 7 bureaux dans 5 pays, le groupe Ginini antipode connaît depuis plusieurs années une très forte croissance : entre 2015 et 2017, le bureau de Ginini antipode en France, qui compte aujourd’hui près de 120 consultants, a enregistré chaque année plus de 20% de croissance interne et une augmentation de ses volumes d’informations à traiter. Eux qui n’utilisaient pas d’ERP mais un outil de collecte des données interne, un peu bricolé, mélangeant des tableurs Excel et des pages web, ont senti qu’il était temps de franchir le pas.

En 2016, Arnaud Guiguet commence alors à élaborer un cahier des charges reprenant les objectifs de Ginini antipode dans l’implémentation d’une solution ERP. Leur besoin prioritaire est de pouvoir collecter efficacement les données auprès de leurs consultants (feuilles de temps, congés et notes de frais) et de pouvoir gérer la volumétrie d’informations. Dans un second temps, l’objectif serait d’améliorer les processus de planning et de facturation. Sur la base de ce cahier des charges, Arnaud Guiguet élabore une sélection d’éditeurs de solutions ERP, qu’il a trouvés sur Internet ou qu’on lui a recommandés, comme Fitnet Manager. Après quelques mois de réflexion, le choix final se porte sur Fitnet Manager, qui propose un outil ERP adapté à leurs besoins et à leur fonctionnement, à un prix très compétitif.

“Nous avons hésité jusqu’à la fin avec un autre outil”, explique Arnaud Guiguet. “Il offrait probablement plus de maturité, et un accompagnement plus structuré pour le déploiement, mais il était aussi 20% plus cher que Fitnet Manager et nous avions déjà les compétences métier en interne pour le déploiement. C’est le critère prix qui a finalement été décisif”.

Fitnet Manager, la solution adaptée aux besoins de Ginini antipode

Outre le prix compétitif de Fitnet Manager, ce qui a séduit Ginini antipode, c’est le côté innovant de l’outil et l’esprit « start-up » des équipes de l’éditeur. Solution en SaaS, Fitnet Manager permet de tout gérer en mode web, à distance, et sait anticiper et innover sur cette orientation. Par rapport à d’autres solutions plus traditionnelles et plus timides dans leur approche du SaaS, Fitnet Manager s’est imposé.

La mise en place d’un ERP n’est pas chose facile pour une jeune entreprise en croissance comme Ginini antipode. Les sources d’informations sont très éclatées, hétérogènes et peu structurées pour pouvoir reprendre l’historique des données, et la priorité des équipes internes va au développement commercial et à la réponse aux besoins des clients, ce qui laisse peu de temps pour se consacrer au déploiement d’un ERP. Le rôle de Fitnet Manager était de les accompagner dans cette transition, avec une flexibilité dans l’interaction appréciée par Arnaud Guiguet : “L’accompagnement était assez peu contraignant, très adaptatif et à l’écoute de nos besoins, ce qui nous convenait tout à fait puisque notre planning de déploiement a changé plusieurs fois compte-tenu des priorités de nos équipes internes.”.

La plateforme étant très ergonomique, les séances de formation se déroulent rapidement. Trois collaborateurs sont formés : ils font ensuite le pont avec les consultants, notamment à l’aide de documents internes adaptés à chaque type de public (le consultant qui doit seulement saisir ses informations, le consultant qui doit gérer un projet, l’assistante de direction qui doit émettre des factures, etc.). Résultat : dès 2017 l’équipe de consultants de Ginini antipode en France est autonome sur les sujets prioritaires (feuilles de temps, congés et notes de frais), puis à partir du 1er janvier 2018 le cabinet a basculé la facturation de ses clients dans l’ERP. La prochaine étape : déployer la partie planning de Fitnet Manager, qui est un outil stratégique pour les cabinets de conseil et qui demande plus d’implication du management que la collecte des informations sur l’activité des consultants ou la facturation.

Ginini antipode n’a toutefois pas abandonné l’utilisation d’Excel. “Abandonner Excel n’était pas une finalité de l’adoption d’un ERP”, explique Arnaud Guiguet. Au contraire, ils s’en servent en complément de Fitnet Manager, pour exporter des données agrégées sur la plateforme et en faire des analyses et des tableaux croisés, restitués sous forme de tableaux de bord de pilotage à destination des associés du groupe.

Si Arnaud Guiguet observe que la documentation proposée par Fitnet Manager n’est pas encore complètement mature, cela ne gêne pas leur entreprise pour qui l’outil répond à leurs objectifs principaux. Pour eux, l’objectif a été atteint : “Fitnet a été vraiment précieux pour ce qui est transactionnel pour les collaborateurs, à savoir collecter les notes de frais, congés, feuilles de temps, et les gérer”, résume Arnaud Guiguet. Il estime avoir divisé par 2 ou 3 le temps passé par l’encadrement sur le pilotage et le contrôle de la saisie de données chaque mois depuis le déploiement de Fitnet Manager !

Ginini antipode a trouvé avec Fitnet Manager un outil adapté à ses besoins : peu coûteuse, ergonomique et efficace, la solution en SaaS les a aidés à accompagner à leur croissance. Une collaboration réussie et prometteuse !

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Infographie : Le processus d’implémentation d’un ERP


Infographie : Processus d'implémentation ERP

Comprendre le processus d’implémentation d’un ERP

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Emerton et Fitnet Manager : une collaboration gagnante


De plus en plus, les entreprises décident d’abandonner leur gestion bricolée par tableurs Excel pour adopter une solution ERP. Selon Pascal Simon, cofondateur et associé cogérant du cabinet de conseil en stratégie Emerton, la clé d’une implémentation ERP réussie est de savoir trouver la solution adaptée à son coeur de métier. La transition se fait alors naturellement et en douceur, et ouvre dès lors de multiples possibilités pour une entreprise en pleine croissance. Professionnalisation, réduction des risques, uniformisation des processus : Pascal Simon revient sur le résultat de la collaboration de Emerton avec Fitnet Manager, l’ERP des cabinets de conseil.

 

Le besoin d’un ERP pour professionnaliser les processus

Emerton est un cabinet de conseil en stratégie international, avec une clientèle de grandes entreprises européennes et internationales dans 6 secteurs d’activité : énergie, aéronautique, mobilité, TMT, industrie et biens de consommation.  Son rôle est d’aider ces entreprises à élaborer leurs orientations stratégiques et à mettre en œuvre des changements qui leur permettront d’améliorer durablement leurs performances.

Emerton compte 40 consultants et fonctionne comme une seule et même entreprise à l’échelle mondiale avec des bureaux à Paris, Bruxelles, Dubai, New York et Boston.

En 2016, le cabinet de conseil se trouve à un tournant de son activité et doit gérer des volumes de données de plus en plus importants. Pour faire face à cette croissance, Excel ne suffit plus. « Nous avions besoin de gérer de manière plus professionnelle les frais, les temps, les congés, mais aussi tout ce qui concerne la facturation : les factures à émettre ou à encaisser, les factures en retard… » explique Pascal Simon. A la rentrée 2016, il décide de franchir le pas et de doter la société d’un ERP.

Deux critères de choix sont élaborés : la capacité à s’adapter au mode de fonctionnement déjà en place du Groupe Emerton, et l’ergonomie utilisateur.

« Notre objectif était d’avoir une solution opérationnelle fin 2016 », précise Pascal Simon. La sélection de la solution se fait rapidement : après l’évaluation d’une dizaine de solutions, trois d’entre elles sont retenues pour une phase de démonstration. En moins d’un mois, le choix de Emerton se porte sur Fitnet Manager et le processus est enclenché.

« Ce qui nous a convaincus”, explique Pascal Simon, “c’est la souplesse de Fitnet Manager, le fait que la solution s’adapte parfaitement à notre activité ; mais aussi la compréhension : il est clair que l’équipe de Fitnet Manager comprend réellement les besoins d’un cabinet de conseil. Nous avons également apprécié la qualité du contact avec les équipes commerciales. »

Conformément au souhait de Emerton, l’implémentation se fait rapidement. Pascal Simon et leur responsable administrative sont formés à l’ensemble des modules de la solution, en tant qu’administrateurs. En parallèle, tous les consultants sont formés au module Activité pour être capable de saisir leurs temps, frais et congés. Enfin, les collaborateurs ayant un rôle commercial sont formés au module Affaires pour pouvoir démarrer un projet, y affecter des ressources et assurer son suivi. Fin 2016, les formations sont terminées et la solution est opérationnelle.

Une autonomie d’utilisation

Grâce à l’intuitivité de la plateforme, Emerton est rapidement autonome sur l’outil. Les premiers mois, la société sollicite le support de Fitnet Manager pour des questions de configuration, car les possibilités sont multiples. Toutefois, la possibilité de tout configurer est une force de Fitnet Manager : « On peut facilement désactiver les paramètres qui ne nous intéressent pas. Cela nous permet de personnaliser la plateforme et de l’adapter au plus près à nos besoins ».

« Le support est rapide et nous fait des retours pertinents », se réjouit Pascal Simon. « Lorsque nous soulevons un problème, l’équipe est à l’écoute et l’intègre dans un développement ultérieur. »

Aujourd’hui, les collaborateurs maîtrisent tous la partie saisie d’informations (frais, temps, congés). Pour la partie analyses, qui implique de savoir trouver le bon rapport et de l’interpréter, il faudra un peu plus de temps.

La prochaine étape pour faciliter l’utilisation de la solution est de mettre en place une « notice Emerton », un guide d’usage de Fitnet Manager adapté aux processus propres à Emerton. « Ce que nous appelons Chef de Projet peut être différent de la définition qu’en a Fitnet Manager par défaut », explique Pascal Simon. « Ces nuances peuvent être expliquées à l’oral, lorsque nous formons nos collaborateurs sur l’outil. Mais sans explication, il peut être difficile de s’y retrouver dans le cas de questions ultérieures ». L’idéal serait d’éditer des guides par étapes de chaque module afin d’uniformiser les process. Si Pascal Simon regrette qu’un tel guide d’usage ne soit pas encore proposé dans le centre d’aide Fitnet Manager, il reconnaît que c’est un travail que seul le cabinet peut réaliser.

Une implémentation ERP réussie

Pour Pascal Simon, la collaboration avec Fitnet Manager est indéniablement une collaboration réussie. L’implémentation d’un ERP a apporté à Emerton davantage de professionnalisme dans la gestion des activités et des affaires, une meilleure lisibilité et une facilité d’accès aux informations. Mis à part pour quelques aspects de la facturation des fournisseurs, Emerton a complètement abandonné Excel.

« En interne, Fitnet Manager nous a permi de gagner du temps et de la rigueur, en limitant le risque d’erreurs », résume Pascal Simon. « Nous avons confiance dans la qualité de la collaboration, nous savons que nous sommes écoutés. »

Ils sont aujourd’hui dans une logique de recommandation de l’outil, comme en témoigne leur présentation de Fitnet Manager auprès de leur Commissaire aux Comptes, qui a immédiatement été séduit par sa capacité à sécuriser les process et sa facilité d’utilisation.

La prochaine étape ? Étendre Fitnet Manager aux bureaux de Emerton à l’international, notamment pour la facturation.

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