ERP en SaaS vs. ERP en Cloud : Quelle différence ?


Tous les utilisateurs d’ERP ont utilisé (ou utilisent encore !) des solutions dites “On Premise” : l’entreprise achète une licence pour un logiciel qu’elle installe en interne, sur des serveurs. Ce système a montré ses limites : non seulement, il nécessite énormément de moyens à l’installation et pour sa maintenance (humains et financiers) ; mais encore, il n’est accessible que sur les serveurs en question.

Aujourd’hui, avec la plupart des entreprises qui a des bureaux aux 4 coins du monde : il devient compliqué d’installer le même logiciel sur tous ses serveurs ! Plus embêtant encore : l’utilisateur doit acheter les licences de la nouvelle version pour mettre à jour son logiciel On Premise. Conséquence : beaucoup d’entreprises gardent leur ancien ERP, vieux de parfois 20 ans, sans bénéficier de la moindre évolution.

Aujourd’hui, de nouveaux systèmes ERP externalisés visent à résoudre ces problèmes. On les appelle IaaS, PaaS et SaaS, on parle de Data, du Cloud… Dans la jungle de ces nouveaux termes inconnus, pour la plupart non traduits de l’anglais, comment s’y retrouver ? Pour bien choisir son ERP, il faut commencer par comprendre et maîtriser ce dont on parle. Or, les deux termes que l’on entend le plus souvent, “ERP en mode SaaS” et “ERP dans le Cloud”, ont tendance à être utilisés sans différence, alors qu’ils ne désignent pas la même chose. Voici comment distinguer les deux.

ERP SaaS Cloud-Fitnet Manager

L’ERP dans le Cloud

Rappelons-le, le Cloud Computing (littéralement, “l’informatique dans les nuages”) consiste à externaliser le stockage de ses données, non plus sur des disques durs ou serveurs, mais dans des datacenters distants, auxquels on peut accéder depuis Internet. Les données peuvent être stockées dans le Cloud public (elles sont alors accessibles à tout le monde) ou dans le Cloud privé (elles sont alors accessibles seulement pour leur propriétaire). Certaines entreprises optent pour une utilisation hybride du Cloud, stockant une partie seulement de leurs données dans le Cloud public, le reste restant privé.

Lorsqu’on parle d’ERP dans le Cloud, on se positionne d’un point de vue technique : on se focalise sur l’infrastructure qui héberge les données (le Cloud) plutôt que sur la solution ERP en elle-même.

L’ERP en mode SaaS

Lorsqu’on parle du mode SaaS (pour “Software as a Service”), on se positionne en revanche d’un point de vue économique : le terme SaaS désigne un modèle d’exploitation de certains logiciels hébergés dans le Cloud. L’utilisateur peut y accéder librement et gratuitement ou en payant un abonnement. Le mode SaaS peut donc être vu davantage comme une utilisation du Cloud que comme une infrastructure à part entière.

Pourquoi externaliser son ERP ?

Faire la différence entre les deux termes ne suffit pas, il faut être capable de comprendre de quoi on parle pour maîtriser le petit monde de l’ERP externalisé. Il faut savoir que les avantages des solutions ERP externalisées sont nombreux.

  • DÉPLOIEMENT RAPIDE : Tout d’abord, leur déploiement est plus rapide que pour un système ERP On Premise. En effet, tout se fait à distance : pas besoin de prendre RDV avec un consultant qui viendra vous installer le logiciel sur vos serveurs, il vous suffit de vous connecter à Internet et le tour est joué ! Rassurez-vous, les consultants sont présents également pour vous accompagner, et ce, à tout moment puisqu’ils n’ont pas besoin d’être sur place pour répondre à vos questions ou résoudre un problème de fonctionnement. De plus, beaucoup de solutions proposent des essais gratuits : vous êtes sûrs de ne pas vous tromper !
  • COÛTS D’INSTALLATION RÉDUITS : Les coûts d’installation en sont donc réduits, tout comme les coûts de maintenance. Plus de disponibilité du côté des consultants signifie moins d’interruptions bloquantes dans le système. Et tout ce qui prenait du temps (parfois plusieurs heures) avec les logiciels ERP On Premise (mises à jour, sauvegardes…) sont fait automatiquement sur les logiciels en SaaS. Pas besoin de vous en occuper ! Qui dit moins d’interventions dit moins de coûts… On estime en général le coût d’un ERP externalisé inférieur de 20 à 25% par rapport à un ERP On Premise. Enfin, le système par abonnement permet aux entreprises de payer en fonction du nombre de collaborateurs et de l’utilisation qu’elles font de leur ERP : celles qui n’exploitent pas l’intégralité de leur outil pourront opter pour des formules avec moins de fonctionnalités, et donc moins coûteuses.
  • ÉVOLUTIVITÉ : Pour finir, les ERP en SaaS offrent un autre avantage incontestable : leur évolutivité. Les mises à jours, rapides et fréquentes, sont automatiquement appliquées. Plutôt que de payer pour utiliser une certaine version du logiciel, qui restera figée dans le temps, les entreprises peuvent donc bénéficier des mises à jour et des dernières fonctionnalités, sans frais supplémentaires de dernière minute, le coût étant compris dans leur abonnement.

Il est important de bien réfléchir avant de se lancer dans l’aventure ERP, et de bien comprendre les options qui s’offrent à vous. Savoir de quoi on parle, c’est déjà faire le meilleur choix !

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RGPD 2018 : quels impacts sur les ERP et comment s’y préparer ?


Applicable à partir du 25 mai, le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) fait déjà beaucoup parler de lui. Et pour cause, ce texte d’une centaine d’articles redéfinit complètement les obligations des entreprises envers les données personnelles de leurs clients et utilisateurs. Il vient compléter des directives déjà en place, avec cette différence notable qu’en tant que règlement, il fera office de loi dans les 27 pays membres de l’UE. Par définition, les ERP brassent, stockent, et analysent constamment de nombreuses données personnelles. Par conséquent, il va sans dire que le RGPD aura un impact important sur les systèmes ERP des entreprises. Pour être prêt le 25 mai, mieux vaut savoir ce qui vous attend !

RGPD_ERP_2018_Fitnet Manager

 

Le RGPD en bref

Pour commencer, il faut savoir que ce document a été créé pour remédier sérieusement au laxisme européen dans le domaine de la protection des données privées sur Internet. Conséquence : il se veut sévère et intransigeant. Des sanctions extrêmement lourdes sont prévues pour ceux qui manqueraient aux nombreuses obligations décrites par le RGPD : financièrement, l’amende sera de 20 millions d’euros minimum (pour les PME et organismes publics) et de 4% du chiffre d’affaire global pour les grands groupes multinationaux tels que Google ou Amazon. Sont aussi prévues des sanctions pénales (jusqu’à 5 ans d’emprisonnement pour le responsable du traitement en cause), opérationnelles (du simple avertissement au retrait d’autorisation du traitement), et médiatiques (la CNIL étant autorisée à rendre publique les sanctions qu’elle prononcera).

Dans la pratique, les obligations sont plutôt contraignantes : les entreprises ne seront plus autorisées à collecter des données superflues et à sauvegarder les données après traitement “au cas où”. Evidemment, les utilisateurs devront avoir consenti clairement au traitement de leurs données au préalable. Une fois ce consentement donné, les entreprises seront tenues d’assurer la sécurité des données, de déclarer l’utilisation qu’elles en font, et de signaler toute fuite ou violation de ces données dans les 72 heures. D’autres points, qui existaient déjà dans les précédentes directives, sont renforcés, dont notamment le droit à l’oubli et le droit à la portabilité des données, mais aussi l’obligation d’afficher des mentions légales, les précautions à prendre concernant le traitement des données sensibles… Enfin, les entreprises ne pourront pas transférer de données personnelles hors de l’UE.

Quel impact sur les systèmes ERP ?

Bonne nouvelle : le RGPD n’aura pas autant d’impact sur les ERP qu’on pourrait le croire. En effet, l’objectif premier du nouveau règlement est d’assurer la sécurité des données, or, c’est déjà la priorité numéro un de tous les logiciels ERP, surtout les logiciels en SaaS. Les droits d’accès sont gérés de manière rigoureuse et les logiciels travaillent constamment à prévenir les fuites et vols de données.

Néanmoins, quelques points sont à prendre en compte pour éviter toute sanction :

  • Le droit à l’oubli : toute personne a le droit de demander la suppression de la totalité de ses données personnelles. Les logiciels ERP devront donc prévoir une fonctionnalité permettant de supprimer toutes les données d’un utilisateur dans l’instant où il en fait la demande, ainsi que les données liées.
  • Le droit à la portabilité des données : en plus de pouvoir consulter ses données, l’utilisateur doit pouvoir les stocker et les conserver. Les ERP devront donc incorporer une fonctionnalité permettant à l’utilisateur d’exporter lui-même ses données, dans un format standard et lisible sans contraintes techniques ou financières (XML, par exemple). Ce point concerne non seulement les données que la personne aura explicitement accepté de transmettre, mais aussi les données collectées de son activité (sa timeline par exemple).
  • Le droit de modification de ses données : l’utilisateur devra pouvoir modifier lui-même toutes ses données, via un formulaire éditable par exemple, ou en le demandant directement au support.
  • Le droit de revenir sur son consentement : même après avoir donné son consentement au traitement de ses données personnelles, l’utilisateur pourra à tout moment revenir dessus. L’idéal serait de mettre en place une interface lui permettant de gérer ses autorisations, comme le font actuellement de nombreuses applications mobiles.

Dernier point, après avoir développé ces fonctionnalités, les ERP devront bien évidemment notifier les utilisateurs de leur existence…

Si vous n’avez pas encore intégré ces changements, il est temps de se mettre au diapason ! Finalement, les changements à faire ne feront que formaliser des droits qui existaient déjà dans l’esprit de tous les logiciels ERP.

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Infographie : L’ERP vu par ses utilisateurs en 2018


Infographie_2018_L'ERP vu par ses utilisateurs_©Fitnet Manager

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WEBINAR GED : Découvrez notre première version de Gestion Electronique Documentaire


Comment organiser vos documents de façon efficace avec Fitnet ?

Webinar GED final

 

Bouton_Mardi                                          

Format

Les webinars sont des séminaires interactifs accessibles en ligne pour un nombre illimité de participants. Les séances se dérouleront comme des présentations, avec écran partagé et en direct.

Complète et efficace, la formation ne devrait pas excéder un format de 30min : 20min de démo + 10min de questions/réponses. A l’issue du webinar, nos équipes resteront au bout du fil et prendront le temps nécessaire pour répondre à l’ensemble de vos questions.

Aucune restriction sur les participations : tout le monde peut assister à la conférence, à condition de s’être préalablement inscrit.

 

Séance

Durant notre séance on vous présentera les éléments de Fitnet qui facilitent la gestion des documents et pièces jointes. Ce webinar a pour but de vous montrer les toutes dernières fonctionnalités développées par nos équipes, résultant des besoins utilisateurs de la solution.

De la simple consultation des documents, en passant par les multiples façons de les déposer et de les organiser, les 20 minutes de présentation vous formeront au module dans son intégralité !

Webinar CRM : vos questions ici

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WEBINAR FACTURATION : Facturer avec Fitnet, mode d’emploi


Découvrez la puissance du module facturation que nous vous mettons à disposition !

 

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Format

Les webinars sont des séminaires interactifs accessibles en ligne pour un nombre illimité de participants. Les séances se dérouleront comme des présentations , avec écran partagé et en direct.

Complète et efficace, la formation ne devrait pas excéder un format 45min : 30min de démo + 15min de questions/réponses. A l’issue du webinar, nos équipes resteront au bout du fil et prendront le temps nécessaire pour répondre à l’ensemble de vos questions.

Aucune restriction sur les participations : tout le monde peut assister à la conférence, à condition de s’être préalablement inscrit.

Séance

Durant notre séance vous seront présentés les éléments de Fitnet qui permettent de facturer rapidement et efficacement au sein de l’application. Ce webinar a pour but de mettre en lumière les fonctionnalités développées pour vous par nos équipes, en étroite collaboration avec les utilisateurs de la solution.

De la proposition de facture par Fitnet au règlement de celle-ci, en passant par la configuration de vos modèles PDF de factures, les 30 minutes de présentation vous formeront au module dans son intégralité !

 

Webinar CRM : vos questions ici

 

 

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