Emerton et Fitnet Manager : une collaboration gagnante


De plus en plus, les entreprises décident d’abandonner leur gestion bricolée par tableurs Excel pour adopter une solution ERP. Selon Pascal Simon, cofondateur et associé cogérant du cabinet de conseil en stratégie Emerton, la clé d’une implémentation ERP réussie est de savoir trouver la solution adaptée à son coeur de métier. La transition se fait alors naturellement et en douceur, et ouvre dès lors de multiples possibilités pour une entreprise en pleine croissance. Professionnalisation, réduction des risques, uniformisation des processus : Pascal Simon revient sur le résultat de la collaboration de Emerton avec Fitnet Manager, l’ERP des cabinets de conseil.

 

Le besoin d’un ERP pour professionnaliser les processus

Emerton est un cabinet de conseil en stratégie international, avec une clientèle de grandes entreprises européennes et internationales dans 6 secteurs d’activité : énergie, aéronautique, mobilité, TMT, industrie et biens de consommation.  Son rôle est d’aider ces entreprises à élaborer leurs orientations stratégiques et à mettre en œuvre des changements qui leur permettront d’améliorer durablement leurs performances.

Emerton compte 40 consultants et fonctionne comme une seule et même entreprise à l’échelle mondiale avec des bureaux à Paris, Bruxelles, Dubai, New York et Boston.

En 2016, le cabinet de conseil se trouve à un tournant de son activité et doit gérer des volumes de données de plus en plus importants. Pour faire face à cette croissance, Excel ne suffit plus. « Nous avions besoin de gérer de manière plus professionnelle les frais, les temps, les congés, mais aussi tout ce qui concerne la facturation : les factures à émettre ou à encaisser, les factures en retard… » explique Pascal Simon. A la rentrée 2016, il décide de franchir le pas et de doter la société d’un ERP.

Deux critères de choix sont élaborés : la capacité à s’adapter au mode de fonctionnement déjà en place du Groupe Emerton, et l’ergonomie utilisateur.

« Notre objectif était d’avoir une solution opérationnelle fin 2016 », précise Pascal Simon. La sélection de la solution se fait rapidement : après l’évaluation d’une dizaine de solutions, trois d’entre elles sont retenues pour une phase de démonstration. En moins d’un mois, le choix de Emerton se porte sur Fitnet Manager et le processus est enclenché.

« Ce qui nous a convaincus”, explique Pascal Simon, “c’est la souplesse de Fitnet Manager, le fait que la solution s’adapte parfaitement à notre activité ; mais aussi la compréhension : il est clair que l’équipe de Fitnet Manager comprend réellement les besoins d’un cabinet de conseil. Nous avons également apprécié la qualité du contact avec les équipes commerciales. »

Conformément au souhait de Emerton, l’implémentation se fait rapidement. Pascal Simon et leur responsable administrative sont formés à l’ensemble des modules de la solution, en tant qu’administrateurs. En parallèle, tous les consultants sont formés au module Activité pour être capable de saisir leurs temps, frais et congés. Enfin, les collaborateurs ayant un rôle commercial sont formés au module Affaires pour pouvoir démarrer un projet, y affecter des ressources et assurer son suivi. Fin 2016, les formations sont terminées et la solution est opérationnelle.

Une autonomie d’utilisation

Grâce à l’intuitivité de la plateforme, Emerton est rapidement autonome sur l’outil. Les premiers mois, la société sollicite le support de Fitnet Manager pour des questions de configuration, car les possibilités sont multiples. Toutefois, la possibilité de tout configurer est une force de Fitnet Manager : « On peut facilement désactiver les paramètres qui ne nous intéressent pas. Cela nous permet de personnaliser la plateforme et de l’adapter au plus près à nos besoins ».

« Le support est rapide et nous fait des retours pertinents », se réjouit Pascal Simon. « Lorsque nous soulevons un problème, l’équipe est à l’écoute et l’intègre dans un développement ultérieur. »

Aujourd’hui, les collaborateurs maîtrisent tous la partie saisie d’informations (frais, temps, congés). Pour la partie analyses, qui implique de savoir trouver le bon rapport et de l’interpréter, il faudra un peu plus de temps.

La prochaine étape pour faciliter l’utilisation de la solution est de mettre en place une « notice Emerton », un guide d’usage de Fitnet Manager adapté aux processus propres à Emerton. « Ce que nous appelons Chef de Projet peut être différent de la définition qu’en a Fitnet Manager par défaut », explique Pascal Simon. « Ces nuances peuvent être expliquées à l’oral, lorsque nous formons nos collaborateurs sur l’outil. Mais sans explication, il peut être difficile de s’y retrouver dans le cas de questions ultérieures ». L’idéal serait d’éditer des guides par étapes de chaque module afin d’uniformiser les process. Si Pascal Simon regrette qu’un tel guide d’usage ne soit pas encore proposé dans le centre d’aide Fitnet Manager, il reconnaît que c’est un travail que seul le cabinet peut réaliser.

Une implémentation ERP réussie

Pour Pascal Simon, la collaboration avec Fitnet Manager est indéniablement une collaboration réussie. L’implémentation d’un ERP a apporté à Emerton davantage de professionnalisme dans la gestion des activités et des affaires, une meilleure lisibilité et une facilité d’accès aux informations. Mis à part pour quelques aspects de la facturation des fournisseurs, Emerton a complètement abandonné Excel.

« En interne, Fitnet Manager nous a permi de gagner du temps et de la rigueur, en limitant le risque d’erreurs », résume Pascal Simon. « Nous avons confiance dans la qualité de la collaboration, nous savons que nous sommes écoutés. »

Ils sont aujourd’hui dans une logique de recommandation de l’outil, comme en témoigne leur présentation de Fitnet Manager auprès de leur Commissaire aux Comptes, qui a immédiatement été séduit par sa capacité à sécuriser les process et sa facilité d’utilisation.

La prochaine étape ? Étendre Fitnet Manager aux bureaux de Emerton à l’international, notamment pour la facturation.

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Intelligence Artificielle : bienvenue dans le futur de l’ERP


Si nous sommes encore loin de la vision de l’Intelligence Artificielle popularisée par Hollywood, selon laquelle des robots et machines plus intelligentes que l’homme contrôlent le monde, il est cependant indéniable qu’elle sera au cœur des systèmes IT de demain. Les systèmes ERP ne seront pas épargnés par la vague IA : déjà maintenant, les éditeurs de logiciels commencent à réfléchir à comment l’intégrer à leurs fonctionnalités.

Qu’est-ce que l’Intelligence Artificielle ?

L’Intelligence Artificielle (IA) désigne la capacité des machines d’apprendre de leurs interactions avec des êtres humains ou avec d’autres machines, développant ainsi une intelligence humaine. L’IA est un concept fascinant et prometteur qui est étudié déjà depuis plus de 50 ans. L’engouement croissant pour l’IA découle des récentes avancées dans ce domaine et du développement d’algorithmes d’apprentissage puissants (souvenez-vous de la victoire très médiatisée de Google DeepMind contre le champion du monde du jeu de Go, qui requiert de connaître des millions de mouvements stratégiques possibles !). La combinaison de ces algorithmes à n’importe quelle technologie actuelle ouvre des possibilités infinies.

D’ici quelques années, l’Intelligence Artificielle va changer la manière dont nous travaillons. Les machines pourront traiter les problèmes les plus chronophages en quelques secondes. L’analyse des données se fera en temps réel, elle sera donc nourrie par les toutes dernières informations dont on pourra disposer. Un gain de temps considérable, donc, et une efficacité démultipliée.

ERP & Intelligence Artificielle

L’ERP ne va pas échapper à cette déferlante. L’application la plus évidente étant la suppression de toute tâche répétitive, chronophage, et à faible valeur ajoutée (comme les saisies de données), qui seront réalisées à notre place par la machine intelligente.

Si l’ERP repose déjà en grande partie sur des systèmes informatisés, ce qui changera vraiment avec l’IA, c’est l’intégration d’une intelligence dans leur “raisonnement”. Car le “tout-automatisé” est une voie sans issue : l’ERP a besoin d’une intelligence humaine pour fonctionner efficacement.

Les grands groupes IT (IBM, Google) ont déjà commencé à intégrer des solutions de Machine Learning aux fonctionnalités ERP via des API. Penchons-nous un peu plus en détail sur ce qu’il sera possible de faire.

L’Intelligence Artificielle appliquée à l’ERP

Pour commencer, l’IA va permettre de centraliser toutes les données de manière optimisée. On parle déjà beaucoup des capteurs, qui, placés au bon endroit, pourront récolter toutes sortes de données en temps réel pour les réinjecter directement dans les bases de données de l’ERP. A la clé, plus de flexibilité. Une des applications possibles est la mise en place d’alertes : dès qu’il se produit un événement dans l’environnement de l’entreprise, celle-ci reçoit une alerte qui analyse l’impact potentiel de cet événement sur son activité immédiate ou future.

Deux autres techniques de l’IA dont on entend beaucoup parler sont la reconnaissance faciale et vocale. Les ERP intelligents seront capables d’éviter que n’importe qui accède à n’importe quelle donnée par des systèmes d’authentification précis.

Nul besoin de préciser que l’IA aura un impact sur tous les modules ERP. Les Ressources Humaines, pour commencer : avec l’automatisation des tâches répétitives, les processus de paie et de recrutement seront moins chronophages. La machine pourra se charger du sourcing et du tri des candidatures en un temps record, scannant puis croisant des millions de données pour trouver les meilleurs candidats. L’enjeu sera de donner le maximum d’informations à la machine : CV, fiche de poste, postes précédents et taux de performance, etc.) Même principe pour la mobilité interne : alors que le futur de l’entreprise est clairement la mobilité des salariés et la montée en puissance du statut de freelance, l’IA permettra de gérer ces problématiques avec objectivité, grâce à des systèmes de matching qui lui permettront, par exemple, de déterminer les salariés les plus adaptés à tel ou tel poste en interne.

Le CRM verra également son fonctionnement bouleversé par l’avènement de l’IA. Selon Salesforce, 91% des entreprises utiliseront un CRM d’ici 2019 (elles sont 72% aujourd’hui). L’éditeur de logiciels estime en outre que l’AI appliquée au CRM pourrait engendrer 1,1 trillion de dollars de PIB et créer 880 000 emplois ! Dans la pratique, les réponses aux clients seront automatisées par l’intermédiaire des Chatbots. Les robots (Bots) apprendront de chaque échange pour pouvoir traiter chaque demande de manière “humaine”, en plus rapide. Grâce à l’IA, les bases de données pourront également s’auto-nettoyer de toute donnée superflue.

A quand l’ERP intelligent ?

Pour le moment, les entreprises ne semblent pas encore prêtes à automatiser tout leur système ERP : en témoigne le faible chiffre d’adhésion au Cloud (33 % selon un récent sondage du cabinet américain PCS). La grande majorité des entreprises veut conserver la part d’humain qui existe encore dans leurs relations avec clients et fournisseurs. Contre une activité entièrement basée sur la data et les algorithmes, certains invoquent le pouvoir de l’intuition et de l’expérience. Selon un récent sondage de SAS, 49% des entreprises affirment ne pas faire confiance à la technologie ! Et il y a, bien sûr, la peur de supprimer des emplois en automatisant tous ces processus…

Le passage à “l’industrie 4.0” sera donc forcément difficile et long à mettre en place. Mais il se fera progressivement ; et, à terme, on peut espérer que les bénéfices surpasseront les efforts de mise en place ! Comme toute avancée technologique, ce n’est qu’une question d’accoutumance…

Par Claire Feuardant

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Les 3 raisons d’adopter un ERP en mode SaaS auxquelles vous n’auriez pas pensé


Vous connaissez les avantages d’externaliser votre ERP : un déploiement rapide, des coûts réduits, davantage d’évolutivité et de flexibilité, un système accessible partout… Mais il existe d’autres avantages auxquels on ne pense pas forcément, et qui pèsent pourtant dans la balance lorsqu’il s’agit de considérer un changement de système ERP. On vous donne 3 avantages moins évoqués par les éditeurs de passer à un ERP en SaaS.  

 

Fitnet Manager_ ERP SaaS

1- Protégez votre système !

Cela peut paraître paradoxal pour certains, et pourtant, les données stockées dans le Cloud sont bien mieux protégées que les données stockées sur des serveurs.

Rappelons d’abord comment la cyberattaque de mai 2017, qui a touché des milliers de particuliers et d’entreprises à travers le monde, a pu avoir lieu. Ce type d’attaque est souvent causé par des logiciels de rançon, qui se propagent sur les ordinateurs via des campagnes d’emails frauduleux (“phishing”). Une fois introduit sur les ordinateurs, ces logiciels cryptent toutes les données présentes sur le serveur et demandent à l’utilisateur de payer pour les récupérer. En mai dernier, les hackers ont profité de failles dans la sécurités des systèmes d’exploitation des ordinateurs : ainsi, seuls les systèmes vieux et n’ayant pas bénéficié des dernières mises à jour ont été touchés.

Avec ce procédé, les hackers peuvent facilement atteindre les données présentes sur les serveurs, mais moins facilement les données externalisées en SaaS. Pourquoi ? Parce que les éditeurs de logiciels en SaaS sont conscients du risque et en font leur priorité numéro un. Paradoxalement, on se sent mieux protégé avec toutes ses données sur un même serveur : par conséquent, l’utilité des mises à jours (souvent lourdes et contraignantes) semble moins cruciale, alors même qu’elles visent à améliorer le niveau de sécurité. En revanche, les éditeurs d’ERP en mode SaaS accordent une importance capitale à la sécurité des données en mettant en place de nombreux procédés pour éviter tout risque de perte: mises à jour régulières, sauvegardes, données dupliquées… L’accès aux données répond à des critères de sécurité ultra-réglementés (mot de passe, habilitations d’accès…). Et côté matériel, les datacenters eux-mêmes sont ultra-sécurisés.

2- Réduisez votre empreinte écologique !

Le mode SaaS, en virtualisant toutes les données, permet de réduire l’impact écologique qu’occasionne la maintenance de multiples infrastructures d’hébergement. En effet, les entreprises qui externalisent leurs données n’ont plus besoin d’acheter de nouveau matériel (ordinateurs, serveurs, disques durs, etc.), qui devra être renouvelé au bout de quelques années.

Certes, les data centers qui stockent ces données ont également un impact environnemental (les data centers représentent en effet 1,5% de la consommation électrique mondiale !). Toutefois, réduire cet impact est devenu une priorité des géants du Web, et de plus en plus  tentent de résoudre les problèmes environnementaux liés à ces data centers à travers des solutions innovantes. Entre autres : utiliser des énergies renouvelables pour les alimenter, remplacer les systèmes de climatisation par des procédés plus écologiques tels que le “refroidissement à eau”, recycler la chaleur produite au lieu de la laisser s’évaporer dans l’air…

Autre green avantage auquel on ne pense pas forcément : les données externalisées sont accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Lors d’un déplacement, vous n’avez donc plus besoin d’imprimer des pages et des pages de documents : il vous suffit d’avoir un accès Internet sur place. Ou encore mieux, vous réalisez vos réunions à distance, par partage d’écran : vous faites ainsi d’une pierre deux coups en réduisant également l’impact écologique lié à l’utilisation des transports !

3- Concentrez-vous sur votre métier !  

C’est bien connu : installer un logiciel sur un serveur ou simplement le mettre à jour est souvent une cause de paralysie temporaire de l’entreprise. Et en fonction du logiciel, du nombre d’infrastructures, et de plusieurs autres facteurs, l’installation peut prendre du temps ! Et même si aujourd’hui, les mises à jour se font automatiquement et peuvent être installées la nuit, il suffit d’une erreur de fonctionnement ou une interruption dans le processus (ce qui peut arriver !) pour que le logiciel soit inutilisable le lendemain. Il faut alors tout recommencer.

A l’inverse, les logiciels ERP en SaaS ne nécessitent pas d’installation : une connexion, une identification, et le système est prêt à être utilisé ! De même, les mises à jour n’ont aucune incidence sur l’activité de l’entreprise puisqu’elles sont faites automatiquement et à distance, et qu’une équipe de support supervise ces mises à jour à chaque étape pour s’assurer de son bon déroulement et corriger rapidement les éventuelles erreurs. La maintenance des ERP en SaaS est également bien moins chronophage : le support se fait à distance, ce qui réduit le temps passé en déplacements, et vous passez moins de temps à faire de la maintenance informatique, ou à solliciter votre DSI (quand il ne travaille pas sur autre chose !) : tout ce temps en plus est l’occasion de se concentrer pleinement sur votre métier.

Bien que la transition soit encore balbutiante en France, avec encore bien plus de logiciels ERP On Premise vendus que de logiciels ERP en SaaS (17% seulement des ERP sont déployés dans le Cloud !), l’externalisation des données présente manifestement des avantages qui commencent à peser dans les débats.

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ERP en SaaS vs. ERP en Cloud : Quelle différence ?


Tous les utilisateurs d’ERP ont utilisé (ou utilisent encore !) des solutions dites “On Premise” : l’entreprise achète une licence pour un logiciel qu’elle installe en interne, sur des serveurs. Ce système a montré ses limites : non seulement, il nécessite énormément de moyens à l’installation et pour sa maintenance (humains et financiers) ; mais encore, il n’est accessible que sur les serveurs en question.

Aujourd’hui, avec la plupart des entreprises qui a des bureaux aux 4 coins du monde : il devient compliqué d’installer le même logiciel sur tous ses serveurs ! Plus embêtant encore : l’utilisateur doit acheter les licences de la nouvelle version pour mettre à jour son logiciel On Premise. Conséquence : beaucoup d’entreprises gardent leur ancien ERP, vieux de parfois 20 ans, sans bénéficier de la moindre évolution.

Aujourd’hui, de nouveaux systèmes ERP externalisés visent à résoudre ces problèmes. On les appelle IaaS, PaaS et SaaS, on parle de Data, du Cloud… Dans la jungle de ces nouveaux termes inconnus, pour la plupart non traduits de l’anglais, comment s’y retrouver ? Pour bien choisir son ERP, il faut commencer par comprendre et maîtriser ce dont on parle. Or, les deux termes que l’on entend le plus souvent, “ERP en mode SaaS” et “ERP dans le Cloud”, ont tendance à être utilisés sans différence, alors qu’ils ne désignent pas la même chose. Voici comment distinguer les deux.

ERP SaaS Cloud-Fitnet Manager

L’ERP dans le Cloud

Rappelons-le, le Cloud Computing (littéralement, “l’informatique dans les nuages”) consiste à externaliser le stockage de ses données, non plus sur des disques durs ou serveurs, mais dans des datacenters distants, auxquels on peut accéder depuis Internet. Les données peuvent être stockées dans le Cloud public (elles sont alors accessibles à tout le monde) ou dans le Cloud privé (elles sont alors accessibles seulement pour leur propriétaire). Certaines entreprises optent pour une utilisation hybride du Cloud, stockant une partie seulement de leurs données dans le Cloud public, le reste restant privé.

Lorsqu’on parle d’ERP dans le Cloud, on se positionne d’un point de vue technique : on se focalise sur l’infrastructure qui héberge les données (le Cloud) plutôt que sur la solution ERP en elle-même.

L’ERP en mode SaaS

Lorsqu’on parle du mode SaaS (pour “Software as a Service”), on se positionne en revanche d’un point de vue économique : le terme SaaS désigne un modèle d’exploitation de certains logiciels hébergés dans le Cloud. L’utilisateur peut y accéder librement et gratuitement ou en payant un abonnement. Le mode SaaS peut donc être vu davantage comme une utilisation du Cloud que comme une infrastructure à part entière.

Pourquoi externaliser son ERP ?

Faire la différence entre les deux termes ne suffit pas, il faut être capable de comprendre de quoi on parle pour maîtriser le petit monde de l’ERP externalisé. Il faut savoir que les avantages des solutions ERP externalisées sont nombreux.

  • DÉPLOIEMENT RAPIDE : Tout d’abord, leur déploiement est plus rapide que pour un système ERP On Premise. En effet, tout se fait à distance : pas besoin de prendre RDV avec un consultant qui viendra vous installer le logiciel sur vos serveurs, il vous suffit de vous connecter à Internet et le tour est joué ! Rassurez-vous, les consultants sont présents également pour vous accompagner, et ce, à tout moment puisqu’ils n’ont pas besoin d’être sur place pour répondre à vos questions ou résoudre un problème de fonctionnement. De plus, beaucoup de solutions proposent des essais gratuits : vous êtes sûrs de ne pas vous tromper !
  • COÛTS D’INSTALLATION RÉDUITS : Les coûts d’installation en sont donc réduits, tout comme les coûts de maintenance. Plus de disponibilité du côté des consultants signifie moins d’interruptions bloquantes dans le système. Et tout ce qui prenait du temps (parfois plusieurs heures) avec les logiciels ERP On Premise (mises à jour, sauvegardes…) sont fait automatiquement sur les logiciels en SaaS. Pas besoin de vous en occuper ! Qui dit moins d’interventions dit moins de coûts… On estime en général le coût d’un ERP externalisé inférieur de 20 à 25% par rapport à un ERP On Premise. Enfin, le système par abonnement permet aux entreprises de payer en fonction du nombre de collaborateurs et de l’utilisation qu’elles font de leur ERP : celles qui n’exploitent pas l’intégralité de leur outil pourront opter pour des formules avec moins de fonctionnalités, et donc moins coûteuses.
  • ÉVOLUTIVITÉ : Pour finir, les ERP en SaaS offrent un autre avantage incontestable : leur évolutivité. Les mises à jours, rapides et fréquentes, sont automatiquement appliquées. Plutôt que de payer pour utiliser une certaine version du logiciel, qui restera figée dans le temps, les entreprises peuvent donc bénéficier des mises à jour et des dernières fonctionnalités, sans frais supplémentaires de dernière minute, le coût étant compris dans leur abonnement.

Il est important de bien réfléchir avant de se lancer dans l’aventure ERP, et de bien comprendre les options qui s’offrent à vous. Savoir de quoi on parle, c’est déjà faire le meilleur choix !

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RGPD 2018 : quels impacts sur les ERP et comment s’y préparer ?


Applicable à partir du 25 mai, le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) fait déjà beaucoup parler de lui. Et pour cause, ce texte d’une centaine d’articles redéfinit complètement les obligations des entreprises envers les données personnelles de leurs clients et utilisateurs. Il vient compléter des directives déjà en place, avec cette différence notable qu’en tant que règlement, il fera office de loi dans les 27 pays membres de l’UE. Par définition, les ERP brassent, stockent, et analysent constamment de nombreuses données personnelles. Par conséquent, il va sans dire que le RGPD aura un impact important sur les systèmes ERP des entreprises. Pour être prêt le 25 mai, mieux vaut savoir ce qui vous attend !

RGPD_ERP_2018_Fitnet Manager

 

Le RGPD en bref

Pour commencer, il faut savoir que ce document a été créé pour remédier sérieusement au laxisme européen dans le domaine de la protection des données privées sur Internet. Conséquence : il se veut sévère et intransigeant. Des sanctions extrêmement lourdes sont prévues pour ceux qui manqueraient aux nombreuses obligations décrites par le RGPD : financièrement, l’amende sera de 20 millions d’euros minimum (pour les PME et organismes publics) et de 4% du chiffre d’affaire global pour les grands groupes multinationaux tels que Google ou Amazon. Sont aussi prévues des sanctions pénales (jusqu’à 5 ans d’emprisonnement pour le responsable du traitement en cause), opérationnelles (du simple avertissement au retrait d’autorisation du traitement), et médiatiques (la CNIL étant autorisée à rendre publique les sanctions qu’elle prononcera).

Dans la pratique, les obligations sont plutôt contraignantes : les entreprises ne seront plus autorisées à collecter des données superflues et à sauvegarder les données après traitement “au cas où”. Evidemment, les utilisateurs devront avoir consenti clairement au traitement de leurs données au préalable. Une fois ce consentement donné, les entreprises seront tenues d’assurer la sécurité des données, de déclarer l’utilisation qu’elles en font, et de signaler toute fuite ou violation de ces données dans les 72 heures. D’autres points, qui existaient déjà dans les précédentes directives, sont renforcés, dont notamment le droit à l’oubli et le droit à la portabilité des données, mais aussi l’obligation d’afficher des mentions légales, les précautions à prendre concernant le traitement des données sensibles… Enfin, les entreprises ne pourront pas transférer de données personnelles hors de l’UE.

Quel impact sur les systèmes ERP ?

Bonne nouvelle : le RGPD n’aura pas autant d’impact sur les ERP qu’on pourrait le croire. En effet, l’objectif premier du nouveau règlement est d’assurer la sécurité des données, or, c’est déjà la priorité numéro un de tous les logiciels ERP, surtout les logiciels en SaaS. Les droits d’accès sont gérés de manière rigoureuse et les logiciels travaillent constamment à prévenir les fuites et vols de données.

Néanmoins, quelques points sont à prendre en compte pour éviter toute sanction :

  • Le droit à l’oubli : toute personne a le droit de demander la suppression de la totalité de ses données personnelles. Les logiciels ERP devront donc prévoir une fonctionnalité permettant de supprimer toutes les données d’un utilisateur dans l’instant où il en fait la demande, ainsi que les données liées.
  • Le droit à la portabilité des données : en plus de pouvoir consulter ses données, l’utilisateur doit pouvoir les stocker et les conserver. Les ERP devront donc incorporer une fonctionnalité permettant à l’utilisateur d’exporter lui-même ses données, dans un format standard et lisible sans contraintes techniques ou financières (XML, par exemple). Ce point concerne non seulement les données que la personne aura explicitement accepté de transmettre, mais aussi les données collectées de son activité (sa timeline par exemple).
  • Le droit de modification de ses données : l’utilisateur devra pouvoir modifier lui-même toutes ses données, via un formulaire éditable par exemple, ou en le demandant directement au support.
  • Le droit de revenir sur son consentement : même après avoir donné son consentement au traitement de ses données personnelles, l’utilisateur pourra à tout moment revenir dessus. L’idéal serait de mettre en place une interface lui permettant de gérer ses autorisations, comme le font actuellement de nombreuses applications mobiles.

Dernier point, après avoir développé ces fonctionnalités, les ERP devront bien évidemment notifier les utilisateurs de leur existence…

Si vous n’avez pas encore intégré ces changements, il est temps de se mettre au diapason ! Finalement, les changements à faire ne feront que formaliser des droits qui existaient déjà dans l’esprit de tous les logiciels ERP.

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