Virtualisation de la gestion d’entreprise: la querelle des Anciens et des Modernes


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Deux écoles antagonistes s’affrontent lorsque l’on aborde le thème de la virtualisation de la gestion en entreprise. Pour commencer, quelle réalité se cache derrière ce concept prometteur de “virtualisation”? En bref, il s’agit de la centralisation de l’ensemble des données et de la bascule de tous les circuits d’une entreprise sur un serveur unique directement accessible en ligne. Si certaines sociétés à la pointe ne jurent que par des acronymes ou appellations vendeuses -CRM, ERP, SaaS, Cloud et tutti quanti-, d’autres au contraire s’estiment amplement satisfaites avec des méthodes plus traditionnelles, considérant que leurs données sont tout à fait à leur place sur des feuilles de calcul, voire même dans des dossiers papiers pour les plus classiques. Pourtant, cette attitude rétrograde est bien souvent due à des idées reçues sur la virtualisation, sources de méfiance et de rejet. Les arguments suivants devraient suffire à voir d’un meilleur oeil ce processus de virtualisation en cours dans une écrasante majorité des entreprises françaises.

 

1: Des données sécurisées

Ce n’est pas un hasard si la sécurité est positionnée en tête de notre classement, puisqu’il s’agit de la préoccupation majeure des décideurs informatiques. L’idée de voir des données confidentielles dématérialisées et accessibles n’importe où (et par n’importe qui?!) peut générer un sentiment de crainte tout à fait légitime. Mais les apparences sont trompeuses, et certains détracteurs seront surpris d’apprendre que leurs données seront nettement plus en sécurité dans le Cloud. La traçabilité et la restauration de données sont plus aisées lorsque elles ne dépendent pas d’un seul et même poste exposé aux virus et plantages en tout genre. De plus, des précautions de sécurités élaborées sont constamment imaginées par les éditeurs de logiciels pour permettre à leurs clients de dormir sur leurs deux oreilles : identifiants individuels, attribution de mots de passes sécurisés et sophistiqués, accès limités en fonction des statuts.

 

2: Une plus grande liberté spatio-temporelle des salariés

Le salarié est aujourd’hui plus nomade que sédentaire. Des déplacements professionnels au simple télétravail, en passant par les appareils mobiles, l’environnement de travail n’est plus confiné au simple cadre du bureau. Le fait de pouvoir accéder à leurs données à tout moment et en tout lieu via un simple navigateur web sera donc très avantageux pour eux. Du pain béni également pour les éditeurs de serveurs numériques en SaaS, qui n’ont plus à expédier des consultants et développeurs en mission chez leurs clients, et peuvent tout gérer à distance et à moindres frais.

 

3: Un usage collaboratif

Certes, les arguments ne manquent pas dans la bouche des défenseurs des tableurs Excel: infinité de formules élaborées, capacités de stockage illimitées, transmission facile… Néanmoins un usage collectif fait inévitablement défaut. L’enfer des feuilles de calcul n’est pas fonctionnel, mais pour reprendre la formule de J.-P. Sartre: l’enfer c’est les autres. Les saisies de données des uns court-circuitent celles des autres, les faussent, les effacent dans le pire des cas, sans possibilité de validation ou de restitution. Avec une interface virtuelle unique les données sont inter-connectées, enregistrées et restituables à tout moment.

 

4: Une meilleure planification

Comme le disait Henry Ford: “À celui qui voit loin, il n’est rien d’impossible”, et cette formule raisonne comme une approbation à l’égard des logiciels de gestion en ligne. Comme évoqué dans le point précédent, la virtualisation de l’ensemble des circuits de gestion permet d’avoir des données synchronisées en temps réel d’un service à l’autre, et par conséquent de générer des reporting à jour et transversaux qui seront de précieux outils de planification.

 

5: Un gain de temps

Virtualisation rime avec automatisation! La fluidité des processus et des saisies de données sont au coeur des préoccupations des éditeurs. Chaînes de validation des workflow, export et import agenda, CRM et ERP synchronisés… Commerciaux et développeurs de logiciels ne manquent pas de ressources pour créer un microcosme électronique toujours plus harmonieux au sein des entreprises.

 

6: Une réduction des coûts

Au gain de temps s’ajoutent logiquement des économies non négligeables. Nous sommes souvent loin d’imaginer l’ampleur des coûts superflus qui pourraient être évités grâce à la virtualisation des processus de gestion: plus de serveurs physiques, mais aussi une consommation énergétique moindre, une réduction des coûts de maintenance grâce à l’intervention à distance des éditeurs… La liste est longue.

 

7: Optimisation de la productivité

L’addition de tous les points précédents coule de source: soulagés de tâches administratives sans valeur ajoutée et libérés de dépenses anecdotiques, les entreprises et leurs salariés pourront concentrer tous leurs efforts sur leur coeur d’activité et ainsi décupler leur efficacité et leur rendement.

 

8: Une constellation d’applications existantes

Et ce ne sont pas les applications ou les logiciels qui manquent sur le marché: solutions payantes ou gratuites, généralistes ou verticales métier, dédiées à la comptabilité, aux ressources humaines, à la gestion commerciale… Quelque soit l’option que vous recherchez, vous aurez peu de chance de revenir bredouille.

 

Si la virtualisation présente encore des failles, l’issue de la querelle semble peu à peu se clore à l’avantage des modernes. Les entreprises qui demeurent hermétiques à la numérisation de leurs données voient leur compétitivité impactée, et il y a fort à parier que les modes de gestion  » Cloud  » deviennent bientôt la norme. Après tout, ceux que nous appelons des anciens étaient aussi des modernes en leur temps !

 

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La recette secrète d’un déploiement ERP réussi


D’après les résultats de l’étude ERP Survey 2016 publiée par le cabinet CXP, 51% des entreprises ayant adopté un logiciel ERP ont déploré un retard dans le déploiement, parfois de plus d’un an ! Et pour 48% d’entre elles, le budget final s’est révélé bien plus élevé que prévu.  

Mais les éditeurs de solutions ne sont pas les seuls fautifs, et de tels dérives sont souvent dues à un manque de préparation de la part des entreprises. De fait, les dés sont parfois jetés avant même que le déploiement n’ai débuté: trop d’entreprises se lancent bille en tête dans l’aventure ERP sans mesurer l’ampleur du chantier, si bien qu’à la première accroche, c’est tout le projet qui s’effiloche. Mais ces retards ne sont pas une fatalité. Les 5 conseils clés suivants doivent absolument être appliqués pour mettre toutes les chances de son côté de mener un déploiement serein :
 
 
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1 – Définissez !

Ce travail doit intervenir dés la phase de sélection de l’ERP. Des dizaines de solutions existent sur le marché, mieux vaut donc avoir une idée claire de ses ressources internes et des besoins à combler pour trouver un logiciel adapté.

Cette étape préliminaire de définition du besoin vous sera également fort utile  pour transmettre un cahier des charges précis à votre éditeur, une fois celui-ci sélectionné. Naturellement, les solutions pré-configurées sont de plus en plus nombreuses sur le marché et simplifient considérablement le travail d’activation fonctionnel pour les intégrateurs comme pour les clients. Autre bon point, la montée en puissance du SaaS permet désormais aux équipes techniques de gérer cette création sur mesure à distance et sans frais de déplacement. Toutefois, ces solutions flexibles ne sortent pas toutes prêtes du four, et ont aussi pour objectif de s’adapter à l’architecture informatique spécifique de chaque société avec l’activation on non d’un certain nombre de modules. Avant d’aborder la phase opérationnelle du déploiement, plusieurs échanges seront nécessaires pour se mettre d’accord sur les paramètres à activer, et ces interactions seront d’autant plus rapides si l’entreprise sait à l’avance ce qu’elle souhaite et ne revient pas sur ses décisions.

 

2 – Chiffrez !

Concernant le budget, il est important non seulement de considérer les coûts initiaux, mais également de prendre en compte les coûts totaux sur le long terme. Là encore, le SaaS s’impose comme une révolution, car de nombreux éditeurs incluent désormais dans leurs tarifs de base l’ensemble des évolutions de l’outil postérieures au déploiement et proposent des mises à jours régulières disponibles pour tout leur portefeuille clients. Toutefois, quelques inconnues peuvent encore faire surface, comme par exemple un nombre plus important d’utilisateurs sur l’application, ou la nécessité de souscrire à des services optionnels de démarrage initialement non prévus. TOUT le champ des possibles doit être balayé et un budget en conséquence, arrondi à la hausse, doit être alloué au projet.

 

3 –  Assignez !

Contrairement aux croyances de certaines entreprises, le déploiement d’un ERP n’est pas seulement l’affaire du service IT. Une fois installé, un logiciel ERP bouleversera le quotidien des salariés à tous les niveaux de l’entreprise, et il va donc de soi que les personnes concernées par ce changement ont tout intérêt à y prendre part dés le lancement. Différents rôles en internes doivent être prédéfinies: démarcheur, décideur, responsable informatique, formateur, administrateurs ou encore utilisateurs clés. Un organigramme clair des responsabilités de chacun constituera également une aide précieuse pour les équipes commerciales et techniques de la solution, qui sauront directement à qui s’adresser en toute circonstance.

 

4 – Objectivez !

“Il faut que ça marche” n’est pas une réponse suffisante. Les ERP remplissent des fonctions bien précises telles que l’amélioration de la performance ou la réduction des coûts. Ces indicateurs clés peuvent être déterminés dés le début du projet et servir de fil rouge à l’ensemble des équipes pendant la mise en place de l’outil. Ainsi, il sera plus aisé de justifier les coûts lors du processus de déploiement et d’évaluer un futur retour sur investissement. Les effets ne sont pas immédiats, et le remboursement total des dépenses engagées peut parfois prendre plusieurs années. Veillez donc à mettre de l’eau dans votre vin et à rester réaliste dans vos estimations. Le niveau de satisfaction aura plus de chance d’être au rendez-vous.

 

5- Et cerise sur le gâteau : ne vous dispersez pas !

On ne peut pas être au four et au moulin, et les ERP n’échappent pas à la règle. Il serait vain et même chronophage de vous lancer dans l’aventure ERP si vous n’avez que trop peu de temps à y consacrer. Outre la phase de formation sur l’outil pour laquelle vous devrez sans doute mobiliser quelques demi journées, c’est encore une fois en amont du déploiement que vous devrez vous montrer très disponibles. Les fournisseurs ont beau être des partenaires qualifiés, ils ne pourront mettre sur pied l’ensemble de l’outil si vous ne les aiguillez pas quotidiennement pour mieux les aider à comprendre vos processus de gestion interne. De plus, l’adoption d’un ERP implique la réorganisation complète de tous vos processus opérationnels. Dans ce contexte, vos employés n’auront pas envie d’être freinés ou réquisitionnés dans une période d’activité déjà intense. Le déploiement d’un ERP n’a rien d’une sinécure, et doit être traité comme une priorité. Si un projet lourd est déjà en cours au sein de votre entreprise, mieux vaut aller au bout de celui-ci avant de signer pour un ERP.
 
 

C’est donc une véritable stratégie d’intégration qui doit être réalisée en amont de toute implantation de logiciel ERP. Mais si vous suivez soigneusement ces étapes, tous les ingrédients devraient être réunis pour vous garantir un déploiement réussi !
 
 

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En images: les 6 fausses bonnes raisons pour lesquelles vous n’investissez pas dans un ERP


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Total Consulting choisit Fitnet Manager pour la gestion de ses activités


Après Scnf Consulting, Renault Consuting, Société Générale Consulting et ENGIE, c’est à présent Total Consulting qui vient allonger la liste des cabinets de conseil internes ayant recours à la solution ERP Fitnet Manager. Il s’agit donc d’une véritable niche de clientèle, car ces nouvelles structures internes au fonctionnement et à l’activité si spécifiques ont des besoins de gestion qui correspondent précisément aux fonctionnalités proposées par les logiciels ERP en SaaS.

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Boom du phénomène “Inhouse consulting” : pourquoi un tel succès ?

La création de cabinets de conseil en interne est un phénomène en pleine accélération. De fait, ce tout nouveau type de structures présente des avantages de taille pour les grandes sociétés. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises de renom – IBM, Renault, SCNF, Samsung, Siemens, Volkswagen, Google ou encore Total pour n’en citer que quelques unes- s’en sont équipées. Ces équipes de conseil internes peuvent viser une clientèle interne comme externe et, fortes de leurs expertises,viennent supplanter le champ d’action des cabinets traditionnels et indépendants.

Ces sociétés de conseil internes ont pour ambition de situer leurs consultants à l’identique de ceux de cabinets extérieurs, et les avantages ne manquent pas. Pour les missions internes, on peut citer une vision et connaissance d’ensemble du groupe, une implantation complémentaire et en continuité avec les autres services, une plus grande sécurité en terme de confidentialité, ou encore coûts plus avantageux et gain de temps considérable. Pour les missions externes, c’est l’expertise stratégique et opérationnelle retirée de l’expérience du groupe sur son secteur de prédilection qui fait marque de valeur ajoutée. Il faut aussi souligner une attractivité croissante des entreprises équipées de structures internes de conseil pour recruter de nouveaux talents.

De nouvelles structures qui exigent des outils ERP modernes

Ces structures réunissent des profils variés et de branches différentes au sein du groupe. Occasionnellement, elles peuvent également faire appel à des consultants externes pour des missions ponctuelles. Il existe donc pour ces sociétés, comme pour tout cabinet de conseil, un réel besoin d’outil ERP collaboratif qui permette de couvrir la gestion des missions, du planning et l’activité des consultants.
Le problème auquel sont confrontés ces cabinets est que généralement la structure Inhouse consulting hérite de l’outil ERP “de la maison”, rigide et démesuré par rapport à leurs activités. Les solutions groupes sont en plus inadaptées sur le plan fonctionnel : il s’agit de “gros ERP traditionnels” qui ne sont pas orientés métier. Les cabinets internes sont donc contraints de se plier à une gestion complètement bricolée pour y faire rentrer leurs activités. Bien heureusement, la relative autonomie des cabinets de conseil internes leur permet d’implémenter leur propre outil ERP. Les cabinets de Inhouse consulting se mettent alors en recherche de solutions ERP disponibles en ligne et préconfigurées métier pour une gestion collective, dynamique et sécurisée.

C’est que souligne tout d’abord Françoise Bousquet, consultante manager chez Total Consulting: “Il fallait un outil très simple, très convivial, mais qui puisse satisfaire tout le monde. Il y a quelques salariés qui sont externes au groupe et qui n’ont pas accès forcément à l’environnement Total. Donc il fallait que ce soit accessible par tous”. L’un des critères les plus décisifs étant l’accessibilité, il va de soi que le choix d’un ERP disponible en SaaS est devenu la norme. L’accessibilité en ligne est en plus un véritable avantage lorsqu’il s’agit de gérer des consultants, potentiellement très souvent en déplacement. Les critères d’ergonomie et d’intuitivité sont aussi très déterminants dans la sélection d’un ERP métier : l’essor de ces cabinets de Inhouse consulting avec leurs nouvelles exigences poussent ainsi les éditeurs à proposer des solutions ERP toujours plus innovantes.

Fitnet Manager est un logiciel ERP préconfiguré métier donc “prêt à l’emploi” ce qui facilite l’implémentation au sein de l’entité Inhouse Consulting : “Le fait est que, comme l’outil est très light, ça n’a pas posé de problème” rajoute Françoise Bousquet.
De son côté, Régis Bavelier, Directeur Conseil Finance & Contrôle Gestion chez Renault Consulting, confirme que la simplicité a joué un rôle très important. Elle a permis l’adoption de l’outil sans blocage de la part du groupe: « On cherchait une solution sur étagère et non plus quelque chose de développé spécifiquement pour nous. Néanmoins, il fallait que ce soit suffisamment sophistiqué pour pouvoir s’adapter à notre activité.”

Société Général Consulting, Renault Nissan Consulting, SNCF Consulting, ENGIE Consulting, Total Consulting…Ils sont de plus en plus nombreux à déployer la solution ERP Fitnet Manager, inspirés par des témoignages positifs. “Ça a pesé sur la balance qu’il y ait d’autres cabinets de inhouse consulting car on s’est dit qu’on était pas tous seuls”, explique Françoise Bousquet.

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Un SI 100% SaaS : réalité de demain ou évolution impensable ?


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Cela fait plusieurs années que les entreprises françaises se sont engagées dans la voie du SaaS. Si le chantier est encore en cours, d’importants retards sont néanmoins à craindre dans les travaux… En témoigne le fossé qui sépare les résultats des années 2015 et 2016 dans le baromètre de la Transformation numérique réalisé par Club Décision DSI, IT Research et le JDN. A la question de savoir s’ils envisagent de basculer vers un SI majoritairement composé d’applications SaaS à moyen terme, 47% des 438 DSI interrogés en 2015 répondent par l’affirmative. En 2016, seuls 21% des décideurs informatiques consultés confirment cette tendance. Comment expliquer une chute aussi brutale en l’espace de quelques mois? Un système informatique 100% SaaS: futur proche ou simple utopie?

 

Les premiers pas prometteurs du SaaS

Le SaaS s’est rapidement démocratisé au sein des sociétés et a pu susciter de nombreux espoirs à ses débuts. Toujours dans ce même baromètre 2016, on apprend que 89% des entreprises interrogées utilisent à ce jour au moins une application en SaaS, et 100% comptent à l’avenir privilégier ce mode de distribution pour leur transformation numérique. De fait, les messageries, calendriers ou encore les stockages et partages de fichiers sont désormais souvent gérés en SaaS. Les outils collaboratifs type ERP et CRM se font également une place au soleil. Le format SaaS de ces solutions prêtes à l’emploi séduit de plus en plus d’entreprises, quelque soit leur taille. Rien d’étonnant lorsque l’on sait que le déploiement d’un logiciel sur site dure en moyenne un an, contre seulement 3 semaines à deux mois pour des solutions en SaaS.

Ce n’est donc pas le concept du SaaS en lui même qui dérange, mais l’idée de son hégémonie sur l’ensemble des organes informatiques.

Le 100 % SaaS : une route escarpée

Passée l’adoption des premières applications, la progression vers le tout SaaS pour une entreprise est loin d’être un long fleuve tranquille.  Les nouvelles applications SaaS se superposent presque toujours à des services numériques vétustes et rigides. A moins de faire table rase du passé et de restaurer l’ensemble du système informatique, on se retrouve souvent avec des systèmes informatiques mutants et discordants. Le bon sens voudrait donc que les entreprises valorisent des systèmes informatiques plus harmonieux et évolutifs, ce que semble promettre le tout SaaS. Hélas, peu de sociétés estiment avoir le temps, l’énergie, ou même le budget pour repenser et faire basculer tout leur écosystème numérique. Ce type de projets est souvent repoussé, et l’expérience montre que c’est en s’obstinant sur un chemin qui s’appelle plus tard, que l’on arrive sur une place qui s’appelle jamais.

Comment triompher de cette course d’obstacles ?

Pour convaincre les entreprises de redonner sa chance au SaaS, les éditeurs vont devoir faire prévaloir les avantages des solutions full web pour motiver les projets de déploiement. Pour cela, il faudra cibler des critères essentiels aux yeux des décideurs informatiques. Par exemple, le baromètre de la Transformation numérique 2016 place le prix et la richesse fonctionnelle (50% et 47%) en haut des préoccupations citées. Le service est également un critère déterminant, et des équipes de consultants et ingénieurs seront particulièrement efficaces pour intervenir à distance sur des systèmes informatiques 100% SaaS, soulageant les entreprises de bien des tâches des maintenance chronophages et coûteuses. Et de fait, s’il est un argument à valoriser aux yeux des entreprises, c’est le gain de temps et d’argent sur le long terme. Des sommes considérables partent dans l’entretien et la mise à niveau de logiciels caduques, et si l’on dresse la comparaison avec le coût de lancement d’un nouveau système, l’investissement se révèle nettement plus avantageux. A noter que par dessus tout c’est bien le critère de sécurité qui pèse le plus dans le choix d’une application (53%).

Des garde-fous pour sécuriser les données

L’implantation de systèmes en SaaS implique une externalisation des données de l’entreprise, ce qui peut représenter une réelle source d’inquiétudes pour des entreprises possédant des informations sensibles ou confidentielles. Cela explique pourquoi certaines se montrent frileuses voire réticentes à l’idée d’une transition vers le 100% SaaS. Le secteur des fournisseurs de solutions informatiques est une cible de prédilection pour les hackers, or, de nombreuses applications développées aujourd’hui dans le Cloud ne sont pas suffisamment sécurisées à leur entrée sur le marché et peuvent potentiellement être piratées à distance. La protection est indéniablement un enjeu majeur dans la transition vers le SaaS, pour parer non seulement les risques de vol de données par des hackers, mais également éviter toute perte de données. Les éditeurs sont de plus en plus nombreux à miser sur ce critère de sécurité et mettre en place les mesures nécessaires pour blinder la sécurité afin de rassurer les entreprises: sécurisation de la connexion (identifiants individuels, attribution de mots de passes sécurisés et sophistiqués, accès limités en fonction des statuts), optimisation de la traçabilité des données (sauvegardes régulières, historiques des actions…), audits réguliers pour vérifier que les applications sont aux normes de sécurité…

L’idée d’un système informatique 100% SaaS est encore synonyme de complexité et d’insécurité pour beaucoup d’entreprises, d’où sa progression quelque peu laborieuse. Mais Rome ne s’est pas faite en un jour et les éditeurs ont  encore plusieurs cordes à leurs arcs pour inspirer confiance aux entreprises et défendre le rêve d’un SI 100% SaaS.

 
 

Sources: http://www.journaldunet.com/solutions/cloud-computing/1173467-systeme-d-information-100-saas-les-dsi-pas-tous-d-accord/

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