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1. Gestion RH
Principe général
La gestion des collaborateurs est au coeur de l’administration des sociétés de prestation de services.
Fitnet Manager couvre les processus de gestion RH suivants :
- le calcul à date d’effet du coût employé à partir du contrat de travail et des avenants
- la collecte des Comptes Rendus d’Activité pour la facturation et le calcul de rentabilité des affaires
- le contrôle des demandes de congés, le calcul des compteurs et le planning des présences
- le contrôle de disponibilité des collaborateurs et le planning des présences
- la saisie des notes de frais sur les affaires, facturables et non facturables
- la saisie des activités horaires de type Astreinte ou Intervention en heures supplémentaires
- le Bilan Information Paie pour assurer mensuellement la liaison avec l’établissement des bulletins de salaire
Structure organisationnelle
Fitnet Manager permet d’organiser ses ressources RH par Pôle (Business Units) et par Equipe, dans une structure organisationnelle matricielle avec un ou plusieurs responsables désignés par Pôle et par Equipe. Cette fonctionnalité est optionnelle ; elle peut être facilement désactivée dans le paramétrage.
La notion de chef de projet
Un ou plusieurs collaborateurs peuvent être désignés Chefs de Projet sur les affaires, ce qui leur confère un droit d’accès supplémentaires aux projets dont ils ont la charge : saisie des temps passés des collaborateurs affectés, mise à jour de leur activité prévisionnelle, contrôle de la rentabilité, facturation des échéances, etc.
Workflows de validation
En outre, un workflow par type d’objet – feuille de temps, congés, notes de frais – configurable en termes de nombre d’étapes et de valideurs désignés, permet d’automatiser les cycles de validation. Les groupes de valideurs « Responsable BU », « Responsable Equipe » et « Chef de Projet » permettent d’affecter dynamiquement les demandes de validation selon les rattachements du collaborateur.
La détermination du coût employé pour les calculs de rentabilité
Le calcul de rentabilité des affaires s’appuie sur un coût employé calculé pour chaque collaborateur à partir des données de son contrat de travail : salaire annuel brut, nombre de jours travaillés par an, taux de charges patronales, charges fixe à intégrer. Fitnet Manager prend en compte la date d’effet des avenants au contrat de travail pour actualiser le coût employé dans les calculs de rentabilité.
Désactiver un collaborateur
Données RH > Gérer les collaborateurs
La ‘date d’embauche’ et la ‘date de sortie’ des collaborateurs ont été ajoutées sous forme de champs modifiables directement dans le tableau « Gérer les collaborateurs » pour simplifier la désactivation ou la réactivation d’un collaborateur.
Activité des Collaborateurs
Saisir son activité sur un mois complet
Configuration > Param. > Module Activités > Saisie d’activité maille journalière : type d’affichage
L’activité réalisée (Feuille de Temps à la maille journalière) peut être affichée sur un mois complet pour s’épargner la pagination et l’enregistrement hebdomadaire. Le workflow de validation des feuilles de temps reste hebdomadaire.
Copier/coller son activité prévisionnelle sur le réalisé
Configuration > Param. > Module Activités > Maille de saisie de l’activité
Lorsque les mailles de saisie du prévisionnel et du réalisé sont identiques, l’activité prévisionnelle peut être copiée/collée dans l’activité réalisée. Cette action se fait par période – Semaine ou Mois selon le paramétrage – et par ligne d’activité « Client | Projet | Affaire ».
Commenter son Compte Rendu d’Activité Mensuel (CRAM)
Activités > Activité réalisée (Feuilles de temps) > sélection du CRA HTML
Deux propriétés, ‘Commentaire’ et ‘Remarque’, ont été ajoutées au Compte Rendu d’Activité Mensuel permettant la saisie d’un rapport d’activité détaillé. Ces informations sont automatiquement reprises dans l’édition PDF du CRAM.
Congés
Paramétrer la période de comptabilité des types de congés
Configuration > Activités > Absences > Configuer les types d’absences
Pour tenir compte des différentes périodes de comptabilisation, entre les Congés Payés par exemple et les RTT, la période de comptabilisation peut être configurée au niveau de chaque Type d’Absence.
Workflow
Créer un fil de discussion sur une Demande de Validation
Activiés > Mes Demandes à traiter | Feuille de temps | Congés | Frais
Un fil de discussion peut-être créé à la soumission d’une demande et éviter ainsi l’échange d’emails parallèles au circuit de validation. Le fil de discussion est affiché en cliquant sur l’icône placé à côté de l’indicateur du statut.
Email de rappel journalier
Configuration > Activités > Workflow > Configurer les workflows
Minimisez le nombre de notifications par email en optant pour une notification par jour ! Fitnet Manager identifie toutes les demandes de validation en attente et vous envoie un seul écapitulatif global par jour.
La Gestion RH en vidéos
Gestion des Temps (Feuilles de temps)
La saisie des Comptes Rendus d’Activité (CRA) ou feuilles de temps, est paramétrable au Mois, à la Semaine ou au Jour. Un workflow de validation permet d’automatiser le suivi du cycle de validation des feuilles de temps.
Fitnet Manager permet aux collaborateurs de saisir eux-mêmes leurs comptes rendus d’activités (feuilles de temps) sur les affaires ou sur les activités internes.
L’affectation préliminaire des collaborateurs sur les affaires permet de contrôler la liste d’affaires disponibles pour la saisie des temps passés.
Si les Business Unit et/ou Equipe sont activées dans le paramétrage, l’affectation sur l’affaire peut se faire par BU ou Equipe. Chaque collaborateur de la B.U. ou de l’Equipe affectée ajoute à discrétion sur ses feuilles de temps les affaires sur lesquelles il est intervenu.
Il en va de même pour les activités internes qui ne sont pas pré affectées ; de plus, les congés – en cours de validation et validés – sont automatiquement remontés dans les feuilles de temps (CRA) pour un contrôle de cohérence des saisies vis-à-vis du nombre de jours ouvrés.
Gestion des Notes de frais
Fitnet Manager présente une interface de saisie rapide des notes de frais. Les notes de frais sont imputés sur des affaires ou des activités libres.
Les collaborateurs peuvent saisir leurs notes de frais mensuellement et dupliquer des lignes pour accélérer la saisie.
Seules les affaires sur lesquelles ils sont affectés, eux directement ou bien leur B.U. ou leur Equipe, sont proposées à l’imputation des notes de frais.
Les activités hors contrats aussi sont disponibles imputation des notes de frais. Une fois complète la feuille de notes de frais est soumise à validation selon un workflow configurable, spécifiquement défini pour les notes de frais.
Un bilan graphique par catégorie de frais et par numéro de compte permet d’analyser les dépenses au titre des notes de frais. Les catégories de frais sont configurables et permettent de spécifier des propriétés par défaut comme le taux de tva applicable et le numéro de compte associé.
Gestion des congés
Fitnet Manager offre un module complet de gestion des congés avec un contrôle des compteurs par type de congés : congés payés, congés anticipés, rtt employeur, rtt salarié.
Les collaborateurs saisissent eux-mêmes leurs demandes de congés et déclarent leurs absences.
La liste des types de congés et d’absences est configurable ; tous les compteurs de congés peuvent être initialisés, pour chaque collaborateur et sont actualisés à chaque nouvelle saisie de congés ou d’absence.
Une fois la demande enregistrée, elle suit un workflow qui permet d’automatiser le suivi du cycle de validation configuré dans le paramétrage.
Un bilan des congés et des absences est disponible au niveau de la société ainsi qu’une analyse individuelle par collaborateur.
Les demandes de formation suivent le même principe que les demandes de congés ou absences, avec leur propre cycle de validation configurable.
Workflows de validation
Fitnet Manager s’appuie sur le moteur de workflow JBPM pour piloter les processus de validation :
1. des feuilles de temps
2. des demandes de congés
3. des demande de formation
4. des demandes de remboursement des notes de frais.
Un workflow distinct est paramétrable pour chacune de ces objets : les Feuilles de temps, les Absences ou Congés, les Formations et les Notes de Frais.
Chaque étape d’un cycle de validation peut être paramétrer pour déclencher une notification par email. Les demandes à traiter sont collectées dans une boîtes de réception des Demandes à Traiter, indiquant le nom du demandeur, la date de la demande et le statut de la demande. Les demandes peuvent être traitées collectivement en masse.
Les feuilles de temps peuvent être « retournées » pour modification et les demandes de congés peuvent être annulées à tout moment du cylce de validation.
Pour les notes de frais, le cycle de validation standard peut être étendu pour inclure une dernière étape impliquant le service comptabilité afin qu’il confirme que les remboursements ont bien été effectués.
