3. Gestion de Projets / Affaires

Principe général

Fitnet Manager propose une hiérarchisation optionnelle des Projets et des Affaires selon l’arborescence suivante :

1. Client
2. Contrat ( optionnel depuis la Saison 4-Livre I)
3. Projet (Mission) ( optionnel à partir de la Saison 4-Livre II)
4. Affaire (Lot)

1. L’Affaire (le Lot)

L’affaire est le niveau de gestion permettant de :

1. Créer un Devis par Profil Collaborateur et Services/Livrables
2. Planifier l’intervention d’un ou plusieurs collaborateurs
3. Sélectionner une Equipe ou une BU de collaborateurs
4. Planifier un échéancier de facturation pour les forfaits ou de spécifier la fréquence de facturation des Régies.

2. Le mode de facturation

À la création de l’Affaire (du Lot), un mode de facturation – Forfait, Régie ou Régie Forfaitée –doit être choisi.

Le mode de facturation conditionne le calcul du Chiffre d’Affaires (C.A.) :

1. Régie : le C.A. est fonction de l’activité des collaborateurs
2. Forfait : le C.A. est fixé à la création de l’Affaire (du Lot)
3. Régie Forfaitée : le C.A. est fonction de l’activité des collab. jusqu’au seuil forfaitaire fixé à la création de l’Affaire (du Lot).

3. Le Projet (la Mission)

Le projet (la Mission) permet de structurer une prestation en plusieurs Lots (Affaires) et de restituer une vue d’ensemble pour :

1. Le Devis par Profils Collaborateurs et Services/Livrables
2. La Planification des Collaborateurs sur les Lots (Affaires)
3. L’Affectation des Equipes et des BU sur les Lots (Affaires)
4. La Planification des échéances de facturation

Le Projet permet pour un ensemble de Lots (Affaires) au Forfait de planifier un échéancier de facturation unique portant sur l’ensemble des Lots (Affaires)

Choix optionnels

Le Projet (i.e. la Mission) est directement rattaché au Client. Le Contrat est devenu optionnel depuis la version « Saison 4-Livre I »

1. Client
2. Projet (Mission)
3. Affaire (Lot)

Une Affaire (i.e. un Lot) peut être directement rattachée à un Client sans Projet (une Mission), ni Contrat (nouveauté de la version Saison 4 – Livre II » :

1. Client
2. Affaire (Lot)

Le contrat – rattaché à un Client – reste une propriété optionnelle qui peut aussi être sélectionnée à la création d’une Affaire.

L’Affaire

Une affaire est décrite par :

1. Son libellé
2. Le numéro de commande
3. Les dates de Début et de Fin
4. Le mode de facturation :
   1. Forfait
   2. Régie
   3. Régie forfaitée
   4. Vente libre

Selon le mode de facturation, Fitnet Manager adapte

1. le mode de calcul du Chiffre d’Affaires (C.A.)
2. la planification des échéances de facturation

1. Cas de la Régie

Fitnet Manager planifie les échéances de facturation, selon la fréquence retenue :

1. mensuelle (valeur par défaut) : Une facture / mois
2. trimestrielle : Une facture / trimestre
3. semestrielle : Deux factures / an
4. annuelle : Une facture / an

Le montant à facturer est calculé à partir de la saisie de l’activité réalisée sur l’Affaire.

2. Cas du forfait

Par défaut une Affaire au forfait ne génère qu’une échéance de facturation, à la date d’échéance renseignée dans le bloc Indentification.

Fitnet Manager permet de créer manuellement une échéance de type Acompte, dont le montant est automatiquement déduit de la facture de solde.

3. Planifier un échéancier de facturation indépendant

La facturation générée à partir de l’affaire (du Lot) peut être désactivée en sélectionnant la CheckBox :

Exclure de la facturation

L’Affaire (le Lot) ne proposera alors pas de facture à la date d’échéance renseignée.

Le menu « Actions » propose une entrée pour planifier un échéancier :

1. Planifier une échéance
2. Planifier un échéancier de facturation

Le mode « Exclus de la Facturation » permet donc de créer autant d’échéances de facturation intermédiaires que l’on souhaite.

Gestion du statut de l’Affaire

1. Statut Ouvert

A la création d’une Affaire le statut par défaut est le statut « Ouvert ».

Ce statut signifie que l’Affaire est en préparation commerciale et qu’elle n’est ni disponible à la saisie d’activité réalisée, ni à la saisie des notes de frais.

En statut Ouvert, l’affaire alimente le reporting « Affaires (Missions)> Indicateurs clés du Pipe Commercial ». A contrario le C.A. planifié n’alimente pas les autres reporting des rubriques « Affaires » (Missions) ou « Sociétés ».

2. Statut Lancé

En cliquant sur les icônes  ou  à droite du Statut de l’Affaire, elle est soit lancée en production (Statut Lancé), soit annulée (perdue commercialement).

En statut lancé, les collaborateurs affectés à l’Affaire peuvent commencer à saisir leur activité réalisée sur l’affaire et à imputer leurs notes de frais.

En statut lancé, l’affaire est retirée du reporting « Pipe Commercial » et les activités réalisée et prévisionnelle alimentent les reportings des rubriques « Affaires » (Missions) et « Société ».

3. Statut Clôturé

Clôturer un lot permet de l’archiver et d’alléger la liste ‘Gérer les affaires’ (Gérer les lots) et ‘Gérer les Projets’ (Gérer les missions).

Quand un projet ne contient plus que des affaires en statut clôturé il est lui-même considéré comme projet clôturé.

Planification des collaborateurs sur l’affaire

L’intervention des collaborateurs sur l’affaire est planifiée sur 3 dimensions :

1. Le planning initial, établi à la création de l’affaire, en statut ouvert
2. Le planning prévisionnel, généré à partir du planning initial quand on lance l’affaire
3. Le planning réalisé dans lequel sont enregistrés les temps réellement passés par les collaborateurs

Figure 1 : Planning Initial, Prévisionnel, Réalisé

1. Choix du Paramétrage

Pour chacune des 3 dimensions de planification, le paramétrage de la maille de saisie peut être différent, avec 3 choix possibles :

1. Maille mensuelle, établi à la création de l’affaire, en statut ouvert
2. Maille hebdomadaire, généré à partir du planning initial en lançant l’affaire
3. Maille journalière sur une feuille de tems hebdomadaire.

Pour plus d’information, consultez la documentation « Planification »

2. Planification initiale de l’intervention

Le Planning Initial est le seul accessible en statut Ouvert.

Les Plannings Prévisionnel et Réalisé sont masqués.

L’affectation du collaborateur se caractérise par :

• Une date de début et une date de fin
• Un Tarif Journalier
• Un Service / Livrable (option activable dans le paramétrage)
• Un nombre de jours planifié entre les 2 dates.
• Selon la maille retenue pour le planning initial, un outil de planification incluant la gestion de la récurrence  permet de planifier automatiquement les semaines et les jours d’intervention.

3. Saisie du réalisé et du reste à faire prévisionnel

En statut Lancé, le Planning Initial est « figé », c’est-à-dire qu’il est non modifiable. Ses valeurs sont automatiquement reportées dans le Planning Prévisionnel qui lui reste modifiable jusqu’à la clôture de l’affaire.

Dans le Planning Prévisionnel seul le reste à faire prévisionnel – sur les périodes futures – est modifiable, faisant apparaître sur les périodes passées les valeurs saisies au titre de l’activité réalisée.

Le Planning Réalisé, qui reste modifiable jusqu’à la clôture de l’affaire, est le seul où peut être saisie l’activité réalisée des collaborateurs.

4. Saisie par les collaborateurs eux-mêmes

La saisie des temps par les collaborateurs eux-mêmes dans leurs feuilles de temps « activité réalisée » ou sur leur Planning Prévisionnel met à jour en temps réel les Plannings Prévisionnel e Réalisé de l’affaire.

5. Cas des collaborateurs externes (Prestataires)

Pour la gestion des prestations externes il y a 2 options :

1. Gérer un Collaborateur Externe comme les Collaborateurs Internes

2. Gérer un Achat de prestation imputé sur l’Affaire (Mission | Lot)

Chacune des deux solutions a ses avantages et inconvénients :

1. Gestion d’un Collaborateur Externe

Inconvénient :

Cette solution coûte un abonnement supplémentaire par collaborateur géré.

Parade possible : créer un collaborateur externe générique (unique) pour tous les Prestataires sur toutes les Affaires.

Inconvénients de la parade :

1. 1. il ne sera pas possible de contrôler l’activité individuelles des prestataires pour contrôler leurs factures : Reporting > Activités > Règlement des prestataires
   2. on ne peut pas leur confier de compte utilisateur pour qu’ils renseignent eux-mêmes leur activité : il faut la saisir pour eux.

Avantages :

Les Régies qui sont facturées à partir du nombre de jours saisis peuvent être automatiquement générées

Le chiffrage des Affaires (Mission | Lot) est complet : tant pour la rubrique Devis que pour la rubrique Planning ; ce dernier s’appuyant sur l’affectation des collaborateurs

Les Reportings en « Nb de Jours » sont fiables et tiennent bien compte de toute la production.

2. Gestion d’un Achat de prestation

Avantages :

0 €/mois supplémentaire.

Fonction basique d’imputation des coûts

Solution opérationnelle pour les Forfaits dont la facturation ne dépend pas des jours saisis.

Inconvénients :

Pour les Régies, la facturation ne peut pas être générée automatiquement, car elle s’appuie sur la saisie des jours réalisés par les collaborateurs ; il faudra créer les factures manuellement.

Le calcule du Chiffre d’Affaire des Régies est faussé ; au niveau Mission

Parade possible : il faudrait planifier des Lots Libres mensuels avec le montant correspondant à la vente de la prestation du collaborateur externe et l’achat de sous-traitance imputée. Le Contrôle de Rentabilité se ferait au niveau de la Mission, réconciliant la Régie des collaborateurs Internes et l’achat/revente des prestations externes.

Nous ne recommandons pas cette solution qui nous jugeons trop lourde en terme d’administration au quotidien

Gestion des Activités horaires (Astreintes et interventions en heures supplémentaires)

Fitnet Manager permet de suivre les activités horaires telles que  Astreintes ou Heures Sup’ en  s’appuyant sur des grilles tarifaires.

1. Créer une une grille tarifaire pour un client

Ces grilles sont caractérisées par :

1. Le client auquel s’applique la grille
2. Le type d’activité horaire auquel s’applique la grille
3. Le Profil collaborateur auquel s’applique la grille
4. Dates de validité de la grille

2. Associer une grille tarifaire à une Affaire

On peut associer une ou plusieurs grilles tarifaires à une Affaire (un Lot) pour différents :

1. Types d’Activités Horaires
2. Profils Collaborateurs
3. Dates d’Effet

Fitnet Manager ne permet à un collaborateur de saisir des Activités Horaires sur une Affaire (Client | Mission | Lot) que si une grille de Tarifs Horaires valide a été affectée à une Affaire (a un Lot) pour son Profil collaborateur.

Analyse de rentabilité de l’affaire

Figure 2 : Bilan de l’Affaire : Initial, Prévisionnel, Réalisé

Pour chaque affaire Fitnet Manager offre 3 analyses de rentabilité détaillées en s’appuyant sur :

1. Le planning Initial
2. Le planning Prévisionnel
3. Le planning Réalisé

1. Le Bilan Initial

Le Bilan Initial correspond au chiffrage du départ établi lorsque l’affaire était en statut ouvert

2. Le Bilan Réalisé

Le Bilan Réalisé correspond à l’activité réalisée déjà saisie par les collaborateurs, et intègre les achats engagés, çàd en statut « Confirmés ».

3. Le Bilan Prévisionnel

Le Bilan Prévisionnel reprend l’activité réalisée des col-laborateurs sur les périodes passées et les activités prévisionnelles sur les périodes futures (le reste à faire) ; il intègre aussi les achats planifiés dans le futur ainsi que les achats confirmés sur les périodes passés.

4. Indicateurs clés dans les Bilans

Chiffres d’affaires

Le chiffre d’affaires (C.A.) est calculé en fonction du mode de facturation de l’Affaire (du Lot).

Pour les Régies, le C.A. du Bilan Initial est calculé en multipliant les Jours d’Activité Initiale des collaborateurs par leur Tarif Journalier.

Le C.A. prévisionnel et le C.A. réalisé sont calculés en prenant en compte l’activité réalisée sur les périodes passées et le reste à faire prévisionnel pour les périodes futures.

Coûts Ajoutés

Les coûts ajoutés sont calculés en s’appuyant sur :

1. Les charges salariales des collaborateurs affectés sur l’affaire
2. Les frais de missions
3. Les achats imputés sur l’affaire

Concernant les achats, les Bilans tiennent compte du statut de l’achat pour le prendre en compte dans le calcul des Coûts Ajoutés.

Si l’achat est en statut planifié mais que la date d’achat est dans le passé, Fitnet Manager ignore cet achat dans ses calcul de coût de revient de l’affaire.

Pour être pris en compte dans le calcul des coûts ajoutés de l’affaire, les achats dont la date est dans le passé doivent avoir le statut Confirmé.

Marge dégagée

La marge dégagée est le résultat de la différence entre le C.A. et les Coûts Ajoutés.

Le Projet

Le projet regroupe en ensemble d’affaires permettant de structurer la prestation en plusieurs lots facturables.

Figure 3 : Structurer un Projet en plusieurs Lots (Affaires)

Le projet est décrit par :

• Son libellé
• Le numéro de commande
• Les dates de Début et de Fin
• Les Affaires (les Lots) qui le composent

1. Gestion du Devis au niveau Projet

Le Devis de chaque Affaire (chaque Lot) peut être modifié et recalculé directement au niveau du projet sous le Bloc « Devis »

2. Planification au niveau Projet

L’affectation des collaborateurs sur les Affaires (les Lots) et la planification de leur intervention peut être gérée directement au niveau du projet.

3. Planification d’un échéancier au niveau Projet

Fitnet Manager permet notamment de planifier un échéancier de facturation unique au niveau Projet pour l’ensemble des Affaires (des Lots) qui le composent.

4. Gestion de l’acompte de facturation au niveau Projet

Dans le cas où les Affaires (les Lots) ne sont pas « Exclus de la Facturation » et que chaque Affaire génère une Facture, un Acompte global pour toutes les affaires peut être créé au niveau du projet.

Le montant de cet acompte sera déduit de la facture de chaque affaire, proportionnellement à sa part du montant total du Projet.

Gérer un devis au niveau du Projet et l’exporter en PDF

Affaires > Gérer les projets > [ Actions ] Créer un devis

Un devis peut-être créé directement depuis le menu [ Actions ] du Projet, puis être exporté en PDF. La gestion d’un devis est maintenant aussi possible pour les affaires de type vente libre.