4. Facturation

Principe général

Factures à émettre

Fitnet Manager identifie les factures à émettre ( Factures ouvertes) à partir des données suivantes :

1. Projets & Affaires (Missions & Lots) : en régies ou au forfait
2. Activités réalisées saisies dans les feuilles de temps
3. Notes de frais facturables imputées sur les affaires

Statut des factures

1. Fitnet Manager propose un suivi des factures par statut :
2. Facture ouverte (facture à émettre)
3. Facture enregistrée (facture émise)
4. Facture envoyée
5. Facture réglée

Suivi de Production/Facturation

Au sein même de chaque facture un reporting précis de Suivi de Production/Facturation est proposé.

Les factures peuvent être enregistrées en masse via une sélection multiple et la fonction « Facturer ».

Le Suivi de Production et de Facturation est aussi proposé sous l’onglet Bilan des Affaires (des Lots) et des Projets (des Missions).

Factures émises

Une fois les factures émises ( Factures enregistrées), Fitnet Manager propose 2 fonctions de gestion en masse des factures sélectionnées pour :

Les envoyer par email en pièce jointe au format PDF

Les éditer dans un fichier PDF unique pour l’impression

Facturation des Régies

1. Planification des factures

Fitnet Manager planifie les échéances de facturation des Régies selon la fréquence retenue :

1. mensuelle (valeur par défaut) : Une facture / mois
2. trimestrielle : Une facture / trimestre
3. semestrielle : Deux factures / an
4. annuelle : Une facture / an

Le montant à facturer est calculé à partir :

1. de la saisie des activité réalisée sur l’Affaire
2. des notes de frais facturables imputées sur l’Affaire

2. Consolidation par items de facturation

Les Régies font l’objet d’une consolidation des jours d’activité saisis par les collaborateurs affectés à l’Affaire (au Lot), selon le paramétrage retenu :

1. Consolidation par Profil Collaborateur et par Tarif Journalier
2. Consolidation par Service/Livrable et par Tarif Journalier.

3. Traitement des reliquats de facturation

Pour chaque échéance – mensuelle, trimestrielle ou semestrielle – le montant « à facturer » est calculé à partir des jours saisis sur la période de l’échéance : le mois, le trimestre ou le semestre.

Si pour une période donnée, le montant de la Facture Enregistrée n’est pas égal au montant calculé à partir de jours saisis sur la totalité de la période, Fitnet Manager propose une Facture à émettre supplémentaire pour couvrir le reliquat.

A titre d’exemple, si une facture est émise au cours du mois, et que les collaborateurs continuent de saisir de l’activité sur l’affaire, Fitnet Manager déclenchera une nouvelle Facture à émettre.

Facturation des Forfaits

1. Planification des factures

Fitnet Manager permet de planifier les échéances de facturation des forfaits selon le paramétrage retenu :

Si la propriété « Exclure de la facturation » est activée sur l’Affaire (le Lot), Fitnet Manager permet de planifier un échéancier avec autant d’échéances de facturation que souhaitées.

 

Figure 1 : Planification d’Echéances pour un Forfait

Si la propriété « Exclure de la facturation » n’est pas activée sur l’Affaire (le Lot), Fitnet Manager permet de planifier un ACOMPTE en plus de la facture de Solde automatiquement calculée à partir de l’Affaire (du Lot).

 

Figure 2 : Planifier un Acompte

Le montant de l’acompte est automatiquement déduit de la facture de solde de l’Affaire (du Lot).

2. Facturation au niveau Projet (Mission)

Fitnet Manager permet aussi de Facturer les Forfaits au niveau du Projet (de la Mission) pour toutes les Affaires (les Lots) qui lui sont rattachées :

Un échéancier peut-être défini pour les Affaires (les Lots) « Exclues de la facturation »

Un acompte peut être planifié pour les Affaires (les Lots) non exclues de la facturation ; l’acompte est déduit des factures de soldes proportionnellement au montant des affaires.

Facturation des Régies forfaitées

La facturation des Régies Forfaitées suit les mêmes règles de gestion que la facturation des Régies, tant que le montant à facturer n’a pas atteint le seuil forfaitaire fixé.

Dès que la facturation de l’affaire (du lot) a atteint le seuil forfaitaire, Fitnet Manager ne propose plus de facture sous « Facture à émettre ».

Chaque facture propose un suivi de production précis, qui permet d’anticiper le moment où le seuil va être atteint.

Facturation des Activités Horaires
(Astreintes et interventions en heures supplémentaires)

Pour permettre aux collaborateurs d’enregistrer des activités horaires sur une affaire, il faut :

1. Activer la fonction « Activités Horaires » sous :

Configuration à Paramétrage à Module Affaires (Missions)
à Activer la fonction ‘Saisie des Activités Horaires’

2. Créer une grille tarifaire valide pour le Client

Affaires à Activités Horaires à Gérer les grilles tarifaires / Créer

3. Affecter cette grille tarifaire à l’Affaire

4. Affecter un ou plusieurs collaborateurs à l’Affaire, ou une équipe ou une Business Unit (B.U.)

5. Enregistrer des activités horaires sur une période couverte par la grille

1. Définition des grilles tarifaires

Fitnet Manager permet d’automatiser la gestion et la facturation des activités horaires telles que  Astreintes ou Heures Sup’ en  s’appuyant sur des grilles tarifaires.

Ces grilles sont caractérisée par :

1. Le client pour lequel s’applique la grille
2. Le type d’activité horaire auquel s’applique la grille
3. Le Profil collaborateur auquel s’applique la grille
4. Dates de validité de la grille

Heure		Lundi – Vendredi		Samedi		Dimanche
Début	Fin	Vendu	Payé	Vendu	Payé	Vendu	Payé
20:00	00:00	250 €	150 €	290 €	190 €	350 €	290 €
00:00	08:00	290 €	190 €	350 €	290 €	390 €	340 €
… Nouveau

2. Associer une grille tarifaire à une Affaire

On peut associer une ou plusieurs grilles tarifaires à une Affaire (un Lot) pour différents :

1. Types d’Activités Horaires
2. Profils Collaborateurs
3. Dates d’Effet

Fitnet Manager ne permet à un collaborateur de saisir des Activités Horaires sur une Affaire (Client | Mission | Lot) que si une grille de Tarifs Horaires valide a été affectée à une Affaire (à un Lot) pour son Profil collaborateur.

3. Facturer les activités horaires

Fitnet Manager identifie automatiquement les factures à émettre à partir de la saisie horaire des collaborateurs.

Pour une même affaire et une même échéance (çàd un même mois) Fitnet Manager propose deux factures distinctes pour :

1. L’activité nominale en Jours
2. Les activités horaires (Astreintes, heures sup’) en Heures

Facturation des Notes de Frais

Par défaut les Notes de Frais Facturables imputés sur une affaire NE SONT PAS automatiquement facturées.

 

Les frais facturables portant sur une catégorie dont la propriété « Facturation automatique » est activée, sont automatiquement proposés en factures à émettre :

1. Soit directement dans la facture de l’affaire (du Lot) via un item supplémentaire
2. Soit dans une nouvelle facture de l’affaire dédiée aux frais.

 

Le choix du mode de facturation se fait soit :

1. Au niveau de la fiche Client, pour toutes factures de ce client
2. Au niveau du la fiche Contrat pour les factures de toutes les affaires rattachées à ce contrat

 

 

		Demo Facturation Le processus de facturation dans Fitnet Manager se déroule en 4étapes : - l’identification des factures à émettre - l’enregistrement des factures - l’édition ou l’envoi par email des factures - le suivi du règlement des factures Découvrez le processus de facturation dans cette vidéo.