5. Achats

Principe général

Les achats sont 2 sortes :

1. Achats récurrents
2. Achats ponctuels

Dans les 2 cas, les achats peuvent être imputés sur une Affaire (un Lot), ou non.

S’il est imputé sur une Affaire (un Lot), alors le montant de l’achat est reporté dans les Charges de l’Affaires (du Lot) dans le module « Affaires » (« Missions« ).

Planification d’un achat récurrent

Un achat récurrent peut être planifié automatiquement via l’outil de planification des échéances selon le mode de calcul :

1. Charge mensuelle
2. Charge trimestrielle
3. Charge semestrielle
4. …

A partir du montant total de l’achat Fitnet Manager planifie les échéances selon le mode de calcul retenu en divisant le montant total de l’achat par le nombre d’échéances calculé.

Enregistrement d’un achat ponctuel

Un achat ponctuel est créé à date avec des items de commande. La TVA est calculée au global de l’achat pour tous les articles (items) enregistrés.

Organisation par nature d’achats

Les achats sont structurés par natures hiérarchisables sans limite de nombre de niveaux hiérarchiques.

La nature d’achat détermine le Taux de TVA applicable aux achats de cette nature et le numéro de compte sur lequel s’impute l’achat.

Le plan de compte des achats et des frais est commun avec un reporting comptable des achats et des frais.

Planification d’un achat récurrent

Un achat récurrent peut être planifié automatiquement via l’outil de planification des échéances selon le mode de calcul :

1. Charge mensuelle
2. Charge trimestrielle
3. Charge semestrielle, …

A partir du montant total de l’achat Fitnet Manager planifie les échéances selon le mode de calcul retenu en divisant le montant total de l’achat par le nombre d’échéances calculé.

Le nombre d’échéances est calculé entre les dates de début et de fin de planification.

Les échéances sont toutes initialisées en statut « Planifié ».

Si on modifie le montant d’une échéance le total de l’achat est automatiquement mis à jour.

Enregistrement d’un achat ponctuel

Un achat ponctuel est créé à une date d’achat déterminée avec des items de commande.

Fitnet Manager permet d’ajouter autant d’Items d’achat (d’articles) que souhaité. La TVA est calculée au global de l’achat pour tous les articles (items) enregistrés.

Statut des achats et des échéances

Un workflow de validation configurable permet de gérer le statut et le cycle de validation des achats et des échéances individuelles.

Par défaut, un workflow standard est initialisé avec 3 étapes, sans groupe de valideur, c’est-à-dire sans habilitation particulière pour opérer un changement de statut.

Statut planifié

Les échéances et les achats en statut « Planifié » ne sont pris en compte dans les Bilans des missions et les Reportings comptables que s’ils sont planifiés sur des périodes futures.

Statut confirmé

Les échéances et les achats en statut « Confirmé » représentent les dépenses engagées à la date de l’échéance ou de l’achat.

Statut réglé

Le statut « Réglé » permet de suivre l’état des achats et de contrôler les dépenses.

Lier le statut d’un achat au statut d’une affaire

A la création d’une Affaire, crée en statut Ouvert, Fitnet Manager permet d’ajouter un achat imputé comme charge.

Néanmoins, au terme du cycle de vente, l’Affaire peut être gagnée et lancée en production ; dans ce cas, les achats planifiés doivent aussi être confirmés.

Fitnet Manager permet de gérer en masse le statut des Achats en même temps que le statut de l’Affaire :

1. Si l’Affaire est lancée en production, les Achats sont automatiquement confirmés.
2. Si l’Affaire est perdue (Annulée), les Achats sont automatiquement annulés.

Reporting : Bilan des charges

Analyse par nature des achats planifiés

Accès : Reporting > Société > Bilan des Charges

Fitnet Manager propose une requête de consolidation des achats par nature dans un reporting « périodique ».

Les achats sont positionnés dans le temps sur la période (un mois) correspondant à la date de l’achat.

Résultat Annuel et Plan de facturation

Accès : Reporting à Société à Résultat Annuel

Fitnet Manager propose un reporting du Compte de Résultat, mois par mois, avec le Bilan des Charges dans la partie basse et le CA dans la partie haute.

Le résultat mensuel et le résultat cumulé sont calculés mois par mois.

Accès : Reporting à Société à Plan de facturation

Le plan de facturation utilise les mêmes données Bilan des Charges pour la partie basse et les échéances de facturation pour les revenus placés en partie haute.

Rechercher un achat et ses échéances

Achats > Suivi des achats

Un filtre sur les principales propriétés des échéances – Statut, Date de règlement, etc – a été ajouté pour faciliter la recherche. Toutes les dates peuvent être mises à jour directement dans le tableau de « Suivi des achats »

 

		Vidéo Module Achats Le module Achats permet de gérer les dépenses en enregistrant toutes les charges structurelles et les charges variables sur les affaires. Découvrez le module de gestion des achats dans cette vidéo.